Quante decisioni sulla qualità vengono ancora prese “a sensazione”? 

Come utilizzare dati e trend per definire priorità più consapevoli 

Immaginiamo che diversi fornitori abbiano registrato non conformità nell’ultimo trimestre, ma le risorse aziendali permettano un solo audit straordinario. 

Da quale conviene partire? 

La stessa scelta si presenta quando bisogna decidere quali azioni correttive affrontare per prime, dove intensificare i controlli o quale criticità richiede maggiore attenzione. 

In questi casi l’esperienza conta, e molto, ma affidarsi soltanto a ciò che ricordiamo, all’ultimo problema emerso o alla situazione che in quel momento sembra più urgente può restituire una visione parziale. 

Osservare come i problemi evolvono nel tempo può cambiare la prospettiva. 

Un fornitore con poche contestazioni potrebbe averle concentrate tutte negli ultimi due mesi. Un’anomalia apparentemente occasionale potrebbe essersi già ripetuta cinque volte. Un reparto che sembra sotto controllo potrebbe mostrare tempi di chiusura delle non conformità sempre più lunghi. 

Sono tutti segnali che, se letti in tempo, cambiano le priorità. 

Quando non si può intervenire su tutto 

Torniamo ai fornitori dell’esempio iniziale. 

Il primo ha registrato due non conformità negli ultimi dodici mesi, entrambe gestite rapidamente e senza recidive. Il secondo ne ha avute cinque, quattro nell’ultimo trimestre. Il terzo tre, tutte riferite alla stessa caratteristica critica del prodotto. 

Guardando soltanto il numero totale delle non conformità, la risposta potrebbe sembrare semplice, ma scegliere quale fornitore auditare richiede di considerare anche gravità, frequenza, ricorrenze, tempi di risposta ed esito delle attività già intraprese. 

Il quadro si complica quando queste informazioni non sono immediatamente disponibili. 

“Quel fornitore ci aveva già dato problemi l’anno scorso.” 

Probabilmente sì. Ma quanti? Di che tipo? Sono stati risolti? Si sono ripresentati? 

Se per rispondere bisogna recuperare report diversi, aprire qualche file Excel, ricostruire lo storico delle azioni correttive o affidarsi alla memoria di chi segue quel fornitore da più tempo, la valutazione diventa inevitabilmente più complessa. 

E può finire per essere influenzata dall’episodio più recente, dalla criticità che ha generato maggiore pressione o semplicemente dai dati più facili da recuperare. 

Avere una visione più ampia dello storico permette invece di confrontare le diverse situazioni prima di decidere dove destinare tempo e risorse. 

Una priorità va anche spiegata 

Un audit straordinario sulla supply chain, controlli più frequenti su una linea o qualsiasi altra richiesta di risorse aggiuntive coinvolgono spesso attori aziendali diversi come Acquisti, Produzione, Operations e Direzione. 

Il Quality Manager deve quindi riuscire a motivare perché una criticità richiede attenzione prima delle altre. 

Dire che “quel fornitore ci preoccupa” può essere una valutazione corretta, maturata attraverso anni di esperienza. Poter mostrare che negli ultimi tre mesi le non conformità sono aumentate, che riguardano ripetutamente la stessa caratteristica o che i tempi di chiusura si stanno allungando rende però quella valutazione più facile da condividere. 

La discussione può così concentrarsi sulle priorità e sulle risorse da impiegare, partendo da informazioni verificabili e comprensibili anche a chi osserva il processo da un’altra prospettiva. 

Accorgersi prima che qualcosa sta cambiando 

Reclami, scarti o fermi produzione sono spesso il momento in cui una criticità diventa evidente, anche se i primi segnali erano comparsi settimane o mesi prima.  

Individuarli richiede di seguire alcuni indicatori nel tempo e riconoscere variazioni che, nel lavoro quotidiano, possono passare inosservate. 

Una non conformità in più, presa singolarmente, può non significare molto. Una crescita costante dello stesso tipo di anomalia per tre mesi consecutivi racconta invece qualcosa di diverso. 

L’analisi dei trend aiuta a intercettare queste derive quando il loro impatto è ancora contenuto, lasciando il tempo per anticipare un controllo, approfondire una possibile causa o intervenire sul processo. 

Cosa osservare per orientare le decisioni 

Audit, controlli, non conformità e azioni correttive producono già una grande quantità di informazioni. Quando questi dati rimangono distribuiti tra sistemi, report e file diversi, confrontarli e utilizzarli per orientare le decisioni richiede tempo. 

La Business Intelligence applicata alla qualità permette di riunire e analizzare queste informazioni, mettendo in evidenza andamenti, ricorrenze e possibili criticità. 

Una dashboard consente invece di osservare insieme indicatori che aiutano a contestualizzare una decisione, come: 

• l’andamento delle non conformità, considerando quantità, gravità e tipologia; 
• le recidive, per individuare problemi che continuano a presentarsi dopo gli interventi; 
• le prestazioni dei fornitori, confrontando periodi, stabilimenti o categorie di fornitura; 
• i tempi di gestione e chiusura, per riconoscere rallentamenti o attività che tendono ad accumularsi; 
• l’efficacia delle azioni correttive, verificando ciò che accade dopo la loro attuazione; 
• la distribuzione delle criticità, per capire dove si concentrano per processo, reparto, prodotto o area aziendale. 

Filtri e confronti temporali permettono di approfondire un’anomalia senza preparare ogni volta un’analisi specifica.  

Se un indicatore cambia, è possibile restringere il periodo di osservazione, verificare quali eventi hanno inciso sul risultato e capire se ci si trova davanti a un episodio isolato o a un andamento che merita attenzione. 

I dati non sostituiscono l’esperienza 

Grafici e indicatori possono segnalare variazioni, ricorrenze e anomalie. Capire quanto siano importanti, però, richiede la conoscenza del contesto. 

Processi, caratteristiche critiche del prodotto, modifiche introdotte in produzione, affidabilità dei fornitori e possibili conseguenze sul cliente incidono sulla valutazione. 

Due trend numericamente simili possono quindi portare a priorità molto diverse. 

Un aumento delle anomalie su una caratteristica secondaria, per esempio, ha un peso diverso dalla comparsa dello stesso andamento su un componente critico. Allo stesso modo, un peggioramento successivo a una modifica di processo suggerisce verifiche diverse rispetto a una variazione priva di una causa immediatamente riconoscibile. 

Se l’esperienza suggerisce che un processo stia peggiorando o che un fornitore richieda maggiore attenzione, i dati permettono di verificare quando è iniziato il cambiamento, quali anomalie sono coinvolte, con quale frequenza si presentano e quanto è esteso il fenomeno. 

L’analisi può confermare quella percezione oppure ridimensionare una criticità considerata inizialmente prioritaria. 

E quindi, quale fornitore conviene auditare per primo? 

Alla fine, qualcuno deve scegliere e la scelta dipende sempre dalla conoscenza che il Quality Manager ha dei fornitori, dei processi e delle criticità aziendali. 

La differenza sta nelle informazioni che ha davanti nel momento in cui deve decidere. 

Poter consultare ciò che è accaduto nel tempo, confrontare periodi, individuare ricorrenze e verificare l’esito delle azioni intraprese consente di costruire un quadro più completo, senza affidarsi soltanto alla memoria o dover ricostruire ogni volta le informazioni tra fonti diverse. 

Con Audit Manager, i dati generati da audit, controlli, non conformità e azioni correttive rimangono organizzati e disponibili per essere consultati, confrontati e analizzati quando serve stabilire una priorità. 

L’esperienza resta nelle mani di chi conosce i processi. I dati aiutano a darle un riscontro concreto. 

Scopri come Audit Manager supporta l’analisi dei dati e le decisioni sulla qualità. 

Domande frequenti