Il diagramma di Pareto: il Mr. Wolf aziendale.
Piccola guida all’uso di uno strumento potente e affidabile per la Root Cause Analysis
Una delle interpretazioni più celebri dell’attore Harvey Keitel è quella del mitico Mr. Wolf in Pulp Fiction. Il signor Wolf viene interpellato da due killer per risolvere una questione piuttosto intricata e quando si presenta alla porta dice semplicemente: “Sono Mr. Wolf. Risolvo problemi.” e, in effetti, lo risolve.
Quante volte in azienda ci sarebbe bisogno di un profilo come lui, qualcuno in grado di affrontare le problematiche con rapidità ed efficienza.
Vilfredo Pareto è il Mr. Wolf che stavi cercando. Grazie al suo principio di Pareto e al derivante diagramma di Pareto è possibile individuare rapidamente le cause di non conformità, rallentamenti o blocchi della produzione e letteralmente ogni tipo di impedimento al corretto svolgersi dei processi aziendali. Vediamo come.
Cos’è il principio di Pareto
l principio di Pareto nacque agli inizi del ventesimo secolo da un’intuizione dell’economista italiano che rilevò che l’80% della ricchezza del Paese era detenuto dal 20% della popolazione, questo dato lo portò a intuire che tale distribuzione percentuale poteva essere applicata alla statistica in innumerevoli campi.
Svolte le necessarie verifiche, Pareto si accorse che era effettivamente così e postulò il suo principio secondo cui l’80% delle conseguenze è il risultato del 20% delle cause. Decise così di sviluppare un modello grafico in grado di aiutare le imprese a svolgere quella che oggi chiamiamo Root Cause Analysis, ovvero analisi della causa principale.
Il principio di Pareto può essere ricondotto a diversi aspetti, ad esempio che l’80% delle vendite viene realizzato dal 20% dei clienti, oppure che l’80% dei reclami proviene dal 20% degli errori più comuni, o ancora che l’80% dei blocchi in una linea di produzione deriva dal 20% delle sue macchine, in definitiva: l’80% dei problemi di un’azienda deriva dal 20% delle cause.
Nell’ambiente aziendale, la creazione di un diagramma di Pareto è un ottimo modo per visualizzare questo concetto. Il grafico non solo mostrerà dove sono i problemi, ma indicherà anche la giusta direzione per condurre l’analisi della causa principale.
Grazie al diagramma sarà più facile identificare le problematiche e non conformità più urgenti e concentrarsi su di esse, evitando gli aspetti meno rilevanti.
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Il diagramma pareto e la Root Cause Analysis
Grazie agli strumenti attuali, l’elaborazione di un Diagramma di Pareto è relativamente semplice, ecco gli step necessari:
- Identificare il problema da analizzare.
- Raccogliere i dati che aiuteranno a valutare il problema.
- Riportare i dati in una tabella.
- Ordinare le incidenze da più alta a più bassa e le loro percentuali di ripetizione.
- Creare un grafico a barre con i dati raccolti.
- Analizzare le cause o le situazioni che appaiono all’inizio del grafico.
- Monitorare lo stato di avanzamento della soluzione proposta.
Identificare il problema da analizzare
Per prima cosa è necessario determinare qual è il problema che è presente nel tuo dipartimento, nella tua azienda o nella fase di una strategia.
Per questo è importante la comunicazione con tutte le aree. Se c’è contatto diretto con i reparti specifici, è più facile evidenziare esattamente cosa non funziona come dovrebbe.
Raccogliere i dati che aiuteranno a valutare il problema
La raccolta dei dati è un momento fondamentale. Una volta che sai cosa devi risolvere, ad esempio, scarse vendite di un prodotto, è il momento di raccogliere i dati dei tuoi reparti in modo da poter identificare cosa deve essere risolto.
Ci sono lamentele sulla qualità del prodotto? È stato consegnato in tempo e in buone condizioni a ciascun acquirente? C’è un adeguato follow-up da parte dei fornitori? Sono sorti problemi durante l’uso?
Naturalmente, le domande dipendono da cosa bisogna risolvere, quindi è importante prestare attenzione a tutto ciò che sta accadendo a tutti i livelli.
Inoltre, è necessario stabilire un periodo di osservazione e raccolta dati significativo, poiché un periodo troppo breve potrebbe non fornire informazioni affidabili. Oppure, se il processo oggetto di analisi è instabile, anche le cause saranno instabili e i problemi cambieranno da un momento all’altro.
Ecco perché è fondamentale che il diagramma di Pareto venga applicato a processi consolidati, con dati chiari e problemi che possono essere identificati durante un periodo di almeno 3 settimane.
Riportare i dati in una tabella
È ora di creare una tabella in cui organizzare i dati raccolti; ovvero tutto ciò che contribuisce al problema da risolvere: i reclami dei clienti, cosa esprimono, quali si ripetono frequentemente, oppure i motivi per cui il team di vendita non raggiunge gli obiettivi mensili.
Riportare infine nella tabella la frequenza di ciascuno degli elementi, perché questa sarà la chiave per generare un grafico illuminante.
Ordinare le incidenze da più alta a più bassa e le loro percentuali di ripetizione
Poiché lo scopo è individuare il dato più frequente per risolverlo per primo, la tabella deve essere elaborata ordinando i dati dal più alto al più basso e calcolando la frequenza e i tassi di ripetizione.
Includi: una colonna di testo, una per la quantità di volte che il dato è stato osservato e una per la percentuale di ripetizione.
Creare un grafico a barre con i dati raccolti
Qualsiasi programma per fogli di calcolo sarà in grado di realizzare il grafico, quindi basta scegliere l’alternativa preferita tra Numbers, Microsoft Excel o Fogli Google, solo per citarne alcuni.
Quando crei il tuo grafico, scegli un grafico combinato che ti mostri le barre in ordine decrescente, rendendo evidente cosa dovrebbe essere risolto per primo.
In questo modo, risulterà molto chiaro qual è o quali sono gli elementi che mettono in crisi il processo.
Analizzare le cause o le situazioni che appaiono all’inizio del grafico
Naturalmente, è importante analizzare a mente fredda quali sono le cause dei problemi più urgenti. È necessario prestare attenzione a cosa si può davvero modificare o aggiungere, perché sicuramente varrà la pena investire risorse o il talento dei player aziendali coinvolti.
Sarà più facile raggiungere l’obiettivo se si costruisce una strategia di risoluzione con l’aiuto di tutti i soggetti implicati.
Monitorare lo stato di avanzamento della soluzione proposta
Naturalmente, monitorare da vicino le prestazioni del piano progettato per risolvere le cause del problema è molto importante.
Il grafico di Pareto dirà a cosa dare la priorità, ma una valutazione continua delle azioni intraprese per correggere il percorso indicherà se sia stata presa una buona decisione. Quindi bisogna sempre tenere a mente che potrebbe essere necessario apportare modifiche durante il processo di risoluzione.
A questo punto, Mr. Wolf Pareto avrà individuato il problema principale, fornendoti di conseguenza le chiavi per risolverlo. Tutto questo processo sarebbe però molto più semplice ed immediato ricorrendo a un software dedicato in grado di digitalizzare i dati e ottimizzare i processi in tempo reale.
Avvalersi di un Mr. Wolf digitale è la chiave per eseguire una rapida e corretta Root Cause Analysis e ottenere Diagrammi di Pareto, e non solo, affidabili e in grado di mantenere sotto controllo tutti i processi aziendali.