“El flujo de auditorías se ha vuelto mucho más fluido: hoy gestionamos todo en un único sistema, mientras que antes teníamos que usar Excel, correos electrónicos y diferentes herramientas, con mucho más esfuerzo para mantener todo alineado.” Anna Guerzoni, Responsable de sistemas de gestión integrados
Antes de la introducción de Audit Manager, la gestión de auditorías en Walvoil era fragmentada y muy costosa en términos de tiempo. Las auditorías se gestionaban en archivos separados, la recopilación de evidencias fotográficas era compleja y las no conformidades se registraban en sistemas distintos, lo que implicaba un gran esfuerzo para mantener la información alineada.
El seguimiento de las acciones correctivas también se realizaba manualmente, a menudo mediante correos electrónicos.
Por ello surgió la necesidad de adoptar una herramienta capaz de centralizar las actividades, simplificar los flujos operativos y mejorar el control global del proceso.
El objetivo no era solo digitalizar, sino construir un sistema más fluido, escalable y fácil de usar incluso para usuarios externos como los proveedores.
Con Audit Manager, Walvoil adoptó una única herramienta para gestionar todas las actividades relacionadas con auditorías, accesible también desde dispositivos móviles y fácil de usar para todas las partes involucradas.
La solución se configuró para dar soporte integrado a auditorías internas y de proveedores, cubriendo todas las fases operativas: desde la planificación y la cumplimentación de checklists hasta la gestión de no conformidades y la generación de informes.
El sistema se utiliza en múltiples ámbitos, incluidas auditorías internas de validación de producto, auditorías a proveedores y auditorías de certificación (ISO 9001 e ISO 14001), garantizando un enfoque uniforme en distintos procesos.
Un elemento clave del proyecto fue la personalización de los flujos, desarrollada para reflejar las formas reales de trabajo de la empresa y adaptarse a distintos escenarios de uso.
Entre las principales mejoras introducidas:
Otro elemento distintivo es la gestión del resultado dinámico en las auditorías de producto: en función de las respuestas, el sistema puede autorizar o bloquear el envío de piezas, vinculando directamente la actividad de verificación con las decisiones operativas.
La gestión de las acciones correctivas se ha vuelto más estructurada: cada hallazgo puede dividirse en actividades específicas asignadas a distintos responsables, y solo se cierra cuando se completan todas las acciones previstas.
Los informes y los sistemas de scoring permiten obtener evaluaciones inmediatas y objetivas, mejorando la legibilidad de los resultados y apoyando la toma de decisiones.
El sistema también se utiliza en contextos internacionales, con implementaciones y pruebas en filiales en el extranjero (Canadá, EE. UU. e India), lo que confirma su escalabilidad y adaptabilidad.
La introducción de Audit Manager ha generado beneficios concretos en varios niveles:
El resultado es un flujo de trabajo más ágil y estructurado, con una reducción significativa de las tareas manuales y un mayor nivel de control por parte del equipo de calidad.
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