Optimización de procesos de auditoría para EuCI
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Desafíos en los procesos de auditoría:

Gestión de datos, recopilación, almacenamiento y análisis de información de múltiples fuentes.

Audit Manager per EuCI

«Gracias a la integración con Audit Manager, pudimos reducir significativamente el tiempo necesario para completar nuestras auditorías y, al mismo tiempo, mejorar la precisión y coherencia de los datos».

Davide Savasta, jefe de operaciones, EuCI

El contexto

EuCI, destacando al mismo tiempo en el panorama de los organismos de certificación internacionales , enfrenta, como todos sus competidores, desafíos complejos durante los procesos de auditoría. Estos incluyen la gestión de datos, la recopilación de información de múltiples fuentes y el almacenamiento y análisis de los datos recopilados. Se trata de un trabajo largo y meticuloso que requiere una coordinación eficaz.
En cada etapa de estos procesos puede encontrar riesgos importantes que pueden tener un impacto crucial en toda la operación:

  • Los errores en la recopilación pueden generar información incompleta;
  • Los errores de almacenamiento pueden hacer que los datos sean difíciles de recuperar o vulnerables;
  • Los errores en el análisis pueden llevar a malas decisiones.

Estos factores ponen en riesgo no sólo la calidad de las auditorías, sino también la reputación de la empresa certificadora.

El cliente

EuCI (Instituto Europeo de Certificación) es un organismo internacional independiente, líder en servicios de certificación de sistemas de gestión empresarial.

Destaca por su eficiencia y rapidez a la hora de dar respuesta a las necesidades de cada empresa, independientemente del sector, tamaño o tipo de organización.

EuCI app Audit Manager

Las necesidades

EuCI buscaba un sistema que pudiera gestionar los procesos de auditoría de forma eficiente e integrada. Después de haber utilizado Zoho CRM para la programación de auditorías durante años, no quería cambiar sistemas ni duplicar operaciones en software nuevo.
Por lo tanto, la principal necesidad era una integración efectiva entre Zoho CRM y Audit Manager, manteniendo las operaciones optimizadas y sin interrupciones.

La solución

Audit Manager abordó con éxito este desafío gracias a una serie de personalizaciones e integraciones clave que hicieron que el sistema fuera perfecto para las necesidades de EuCI:

  • Integración con Zoho CRM: gracias a las API desarrolladas, es posible crear, modificar y eliminar sujetos, usuarios auditores y auditorías directamente desde Zoho CRM. Esto elimina la necesidad de duplicar operaciones y garantiza una gestión fluida y centralizada.
  • Importación de datos de auditoría: Los auditores pueden importar respuestas, hallazgos y archivos adjuntos de auditorías anteriores, lo que acelera significativamente la compilación de nuevas auditorías.
  • Gestión de encuestas personalizada: las encuestas son gestionadas automáticamente por el sistema en función de su categorización. Algunos hallazgos se cierran al final de la auditoría, otros se trasladan a la siguiente auditoría y otros generan auditorías adicionales para su verificación inmediata.
  • Lista de verificación dinámica: La estructura de las auditorías varía según el sector, la normativa y la fase de la consultoría. La lista de verificación dinámica se adapta perfectamente a estas variables, mostrando solo las preguntas y categorías relevantes para cada auditoría específica.

Con estas soluciones,Audit Manager ha simplificado y hecho más eficiente el trabajo, permitiendo a EuCI centrarse en lo que mejor sabe hacer: garantizar servicios de alta calidad.

Los beneficios

Con alrededor de 70 auditores (internos y externos) que utilizan Audit Manager, EuCI ha podido aprovechar al máximo el potencial del sistema, obteniendo numerosas ventajas concretas:

  • Reducción del tiempo de programación y compilación: Gracias a las integraciones y personalizaciones, el tiempo necesario para programar y compilar auditorías ha disminuido significativamente.
  • Mejor coherencia de los datos: al utilizar una única herramienta integrada, EuCI mejoró la coherencia y la calidad de los datos recopilados.
  • Eficiencia operativa: la gestión centralizada a través de Zoho CRM y las funciones avanzadas de Audit Manager han hecho que los procesos operativos sean más eficientes.
  • Flexibilidad y adaptabilidad: la lista de control dinámica y la gestión personalizada de las encuestas han permitido a EuCI adaptarse fácilmente a las diferentes normativas y a las necesidades específicas de sus clientes.

La implementación de Audit Manager para EuCI es un brillante ejemplo de cómo un software bien personalizado e integrado puede responder eficazmente a las necesidades específicas de una empresa, mejorando los procesos operativos y la calidad del trabajo.

EuCI (European Certification Institute)

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