Respondimos a este desafío con la implementación de Audit Manager, potenciado con el módulo Documental. La aplicación fue personalizada para satisfacer las necesidades específicas del cliente, permitiendo una gestión completa de los procedimientos empresariales: desde la creación, hasta la validación (con o sin firma digital), hasta el archivado.Ahora profundicemos en las características clave.
Almacenamiento centralizado:
El área Documental es el núcleo del sistema, albergando documentos cruciales como procedimientos empresariales, procesos operativos, manuales, formularios, el Modelo Organizativo y el Código Ético.Gestión de roles y autorizaciones:La aplicación soporta diferentes niveles de acceso basados en roles, garantizando que solo las personas autorizadas puedan ver, modificar, compartir y aprobar ciertos documentos antes de que estén disponibles para uso general. Flujo optimizado para carga, edición y aprobación de documentos:
Nuestra plataforma simplifica de manera intuitiva el flujo de carga, edición y aprobación de documentos, creando un entorno altamente colaborativo.Gracias a la flexibilidad para compartir y editar documentos directamente desde repositorios consolidados como Google Docs o Sharepoint, los miembros del equipo autorizados pueden acceder y colaborar en archivos esenciales de manera directa y sin esfuerzo. Notificaciones automáticas:
El sistema envía notificaciones automáticas por correo electrónico cuando hay nuevos documentos listos para su revisión, cuando se han realizado cambios, cuando se necesita aprobación o cuando se introducen nuevos procedimientos.De esta manera, promovemos una adopción oportuna y completa de la información crítica, asegurando que ningún detalle escape la atención del equipo y contribuyendo al éxito de cada fase del proceso.Acceso remoto seguro:Los usuarios autorizados pueden acceder a la plataforma desde cualquier ubicación, asegurando la posibilidad de consultar los documentos empresariales incluso fuera de las instalaciones. Entrenamiento de uso:
Audit Manager ha proporcionado entrenamientos formativos, incluyendo manuales de usuario y tutoriales en video, para garantizar una transición sin problemas y el uso óptimo de la plataforma por parte de cada usuario.