Gestión documental para unos grandes almacenes italianos

Optimización de la gestión de documentos y procedimientos empresariales

Un gran almacén italiano adopta
Audit Manager para crear un entorno eficiente y colaborativo.

moda AM mockup

El contexto

Gestionar una cadena de grandes almacenes con una red de tiendas distribuidas en diferentes ubicaciones, junto con una considerable afluencia de recursos humanos, presenta una serie de desafíos.

La gestión de procedimientos empresariales, la necesidad de uniformidad operativa y la coordinación de una amplia red de colaboradores distribuidos en las diversas tiendas son solo algunas de las complejidades que requieren una respuesta estratégica.

El cliente

En este panorama dinámico, nuestro cliente, una reconocida cadena de grandes almacenes, es mucho más que un simple lugar de compras. Representa el escenario donde las tendencias toman forma y las pasiones se convierten en auténticas obras maestras.

Una armonía de elegancia e innovación ha consolidado esta marca entre los pilares de la moda italiana.

Las necesidades

Con diversas sedes en el territorio italiano, la necesidad principal era simplificar y optimizar la gestión de documentos y procedimientos empresariales. Esto para garantizar uniformidad y coherencia en las operaciones, independientemente de la ubicación.

La solución

Respondimos a este desafío con la implementación de Audit Manager, potenciado con el módulo Documental. La aplicación fue personalizada para satisfacer las necesidades específicas del cliente, permitiendo una gestión completa de los procedimientos empresariales: desde la creación, hasta la validación (con o sin firma digital), hasta el archivado.Ahora profundicemos en las características clave

Almacenamiento centralizado:

El área Documental es el núcleo del sistema, albergando documentos cruciales como procedimientos empresariales, procesos operativos, manuales, formularios, el Modelo Organizativo y el Código Ético.Gestión de roles y autorizaciones:La aplicación soporta diferentes niveles de acceso basados en roles, garantizando que solo las personas autorizadas puedan ver, modificar, compartir y aprobar ciertos documentos antes de que estén disponibles para uso general. 

Flujo optimizado para carga, edición y aprobación de documentos:

Nuestra plataforma simplifica de manera intuitiva el flujo de carga, edición y aprobación de documentos, creando un entorno altamente colaborativo.Gracias a la flexibilidad para compartir y editar documentos directamente desde repositorios consolidados como Google Docs o Sharepoint, los miembros del equipo autorizados pueden acceder y colaborar en archivos esenciales de manera directa y sin esfuerzo. 

Notificaciones automáticas:

El sistema envía notificaciones automáticas por correo electrónico cuando hay nuevos documentos listos para su revisión, cuando se han realizado cambios, cuando se necesita aprobación o cuando se introducen nuevos procedimientos.De esta manera, promovemos una adopción oportuna y completa de la información crítica, asegurando que ningún detalle escape la atención del equipo y contribuyendo al éxito de cada fase del proceso.Acceso remoto seguro:Los usuarios autorizados pueden acceder a la plataforma desde cualquier ubicación, asegurando la posibilidad de consultar los documentos empresariales incluso fuera de las instalaciones. 

Entrenamiento de uso:

Audit Manager ha proporcionado entrenamientos formativos, incluyendo manuales de usuario y tutoriales en video, para garantizar una transición sin problemas y el uso óptimo de la plataforma por parte de cada usuario.

Los beneficios

Con Audit Manager, nuestro cliente ha revolucionado y simplificado la gestión de los procedimientos empresariales, creando un entorno digital eficiente y colaborativo. La plataforma ha demostrado ser un aliado confiable en la promoción de la transparencia, el intercambio y la eficiencia operativa.

Si quieres aprovechar los beneficios de la digitalización, prueba nuestra solución. Audit Manager se adapta a las necesidades empresariales y a las infraestructuras digitales, llevando tu empresa a la pasarela del éxito.

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