Innovación en la gestión de auditorías para un servicio hídrico de excelencia.

Un enfoque centralizado para optimizar la conformidad y mejorar la eficiencia operativa, garantizando un monitoreo proactivo de las observaciones.

El contexto

Las empresas del sector hídrico enfrentan desafíos crecientes para garantizar la calidad y seguridad de los servicios, operando en un entorno normativo complejo y en constante evolución.

La gestión de observaciones y auditorías es fundamental para mantener la conformidad con las normativas, asegurar la eficiencia operativa de un Sistema de Gestión Integrado cuyo objetivo principal es la mejora continua. Sin embargo, la creciente carga de trabajo de los procesos internos y la necesidad de gestionar diversos tipos de auditorías requieren soluciones tecnológicas avanzadas que puedan centralizar y automatizar estos procesos, reduciendo el riesgo de errores y mejorando la gestión global.

Padania Acque S.p.A.

Padania Acque S.p.A. es la empresa pública responsable del servicio hídrico integrado en la provincia de Cremona.

La empresa se distingue por su compromiso con la sostenibilidad, la calidad del servicio y la seguridad de los trabajadores, que garantiza a través de un monitoreo estructurado de controles en varios frentes operativos.

Esta complejidad de cumplimiento normativo requiere un enfoque integrado y flexible para gestionar eficazmente los diferentes tipos de auditorías y asegurar el cumplimiento de las normativas vigentes.

Las necesidades

Para gestionar los desafíos derivados de la gestión de infraestructuras de alto nivel, los controles de procesos tanto como actividades individuales como transversales en diferentes áreas, desde la gestión de las plantas de potabilización, el tratamiento de aguas residuales, hasta el monitoreo de las actividades de laboratorio, Padania Acque necesitaba una solución de software capaz de:

Centralizar la gestión de auditorías según la lógica de un único sistema integrado.
Facilitar la implementación y el registro de los tratamientos de las observaciones.
Monitorear el avance de la gestión de las observaciones.
Gestionar diferentes tipos de observaciones y auditorías con flujos de trabajo personalizados, estructurados según los requisitos de ISO 9001, 22000, 17025, 45001 y 14001.
Ofrecer una plataforma fácil de usar, que permita a los usuarios configurar de manera autónoma listas de verificación y auditorías, así como registrar observaciones puntuales y gestionar aquellas detectadas durante las auditorías.
Automatizar la programación de las auditorías recurrentes para garantizar que todas las actividades de control se realicen de manera puntual y oportuna.
Recibir soporte personalizado para optimizar los procesos internos, asegurando una perfecta adherencia a los procedimientos de la empresa.

La solución

Para responder a los desafíos de gestión y cumplimiento, Padania Acque ha adoptado Audit Manager, aprovechando dos componentes clave:

Backend: la plataforma web permite a los administradores configurar el sistema, planificar las auditorías en el calendario y analizar los datos recopilados. Además de gestionar auditorías y no conformidades, los usuarios pueden introducir observaciones directamente desde el portal, haciendo las operaciones más eficientes para todos.
Aplicación móvil: compatible con Android, Windows e iOS, la app móvil permite completar listas de verificación, cargar archivos adjuntos y gestionar observaciones y no conformidades directamente en el campo. Esta herramienta intuitiva garantiza un acceso inmediato y una gestión operativa más fluida, apoyando al personal sin importar su ubicación.

Personalizaciones

Modelos de introducción de observaciones: hemos desarrollado modelos específicos para la gestión de observaciones a través del portal web, simplificando el proceso de introducción para todos los usuarios, incluidos aquellos con permisos limitados («light users»).
Esta solución ha mejorado la accesibilidad y la eficiencia operativa, permitiendo una gestión más fluida y rápida de las alertas.

Consultoría activa sobre el flujo de trabajo de las observaciones: nuestro equipo ha colaborado activamente con Padania Acque para definir y optimizar el flujo de trabajo de las observaciones, adaptándolo a las necesidades específicas de la empresa.

Gracias a un análisis detallado y a la implementación de mejores prácticas, hemos garantizado una integración perfecta y un uso óptimo del sistema, aumentando la reactividad y la efectividad de las operaciones.

Programación automatizada de auditorías recurrentes: hemos desarrollado un procedimiento automatizado para la programación mensual de auditorías recurrentes, especialmente las necesarias para el control de los equipos de protección individual (EPIs), reduciendo significativamente la carga de trabajo manual para más de 20 auditores.

Los beneficios

La adopción de Audit Manager ha traído una serie de ventajas estratégicas y operativas que han mejorado significativamente algunos procesos empresariales:

Eficiencia operativa mejorada: la centralización y automatización de las actividades de auditoría y gestión de observaciones han reducido drásticamente los tiempos de finalización y mejorado la precisión de las operaciones. Esto ha permitido eliminar las ineficiencias relacionadas con los procesos manuales, liberando recursos valiosos que pueden ser reasignados a tareas de mayor valor estratégico.
Control y cumplimiento reforzados: gracias al monitoreo continuo y la gestión integrada que ofrece Audit Manager, la empresa ahora es capaz de garantizar un cumplimiento constante y proactivo de las normativas y los estándares de calidad. Esto no solo reduce el riesgo de no conformidades, sino que también mejora la capacidad de responder rápidamente a posibles cambios normativos o operativos.
Flexibilidad y facilidad de uso: con Audit Manager, los usuarios pueden configurar y personalizar de forma autónoma listas de verificación y observaciones, adaptando el sistema a las nuevas necesidades operativas sin tener que recurrir a intervenciones técnicas externas.

Padania Acque ha demostrado cómo la innovación tecnológica puede ser el factor determinante para superar los desafíos del sector hídrico. Gracias a un sistema integrado y automatizado para la gestión de auditorías y observaciones, la empresa está desarrollando una mayor resiliencia para gestionar los desafíos futuros, con una estructura operativa más ágil y proactiva, capaz de responder rápidamente a los cambios normativos y del mercado. Un modelo a seguir para todas las empresas del sector que desean optimizar sus procesos y alcanzar nuevos estándares de excelencia.

Empresa

Padania Acque S.p.A.

Sector

Servicio hidráulico integrado.

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