Innovazione nella gestione degli audit per un servizio idrico di eccellenza.

Un approccio centralizzato per ottimizzare la conformità e migliorare l’efficienza operativa, garantendo un monitoraggio proattivo dei rilievi.

Il contesto

Le aziende del settore idrico affrontano sfide crescenti nel garantire la qualità e la sicurezza dei servizi, operando in un ambiente normativo complesso e in continua evoluzione.

La gestione dei rilievi e degli audit è fondamentale per mantenere la conformità alle normative, per assicurare l’efficienza operativa di un Sistema di Gestione Integrato che ha tra gli obiettivi primari il miglioramento continuo. Tuttavia, la crescente laboriosità dei processi interni e la necessità di gestire vari tipi di audit richiedono soluzioni tecnologiche avanzate che possano centralizzare e automatizzare questi processi, riducendo il rischio di errori e migliorando la gestione complessiva.

Padania Acque S.p.A.

Padania Acque S.p.A. è la società pubblica in house, responsabile del servizio idrico integrato nella provincia di Cremona.

L’azienda si distingue per il suo impegno verso la sostenibilità, la qualità del servizio e la sicurezza dei lavoratori che garantisce attraverso un monitoraggio strutturato di controlli su vari fronti operativi.

Questa complessità di compliance normativa richiede un approccio integrato e flessibile per gestire efficacemente le diverse tipologie di audit e assicurare il rispetto delle normative vigenti.

Le esigenze

Per gestire le sfide derivanti dalla gestione delle strutture di alto livello, dai controlli dei processi come attività singole e come attività trasversali in diversi ambiti, dalla gestione degli impianti di potabilizzazione, al trattamento delle acque reflue, fino al monitoraggio delle attività di laboratorio, Padania Acque necessitava di una soluzione software in grado di:

Centralizzare la gestione degli audit secondo la logica di un unico sistema integrato.
Facilitare l’attuazione e la registrazione dei trattamenti dei rilievi.
Monitorare l’avanzamento della gestione dei rilievi.
Gestire diversi tipi di rilievi e audit con workflow personalizzati, strutturati secondo i requisiti ISO 9001, 22000, 17025, 45001 e 14001.
Offrire una piattaforma facile da usare, che permetta agli utenti di configurare autonomamente checklist e audit, e di inserire rilievi puntuali e gestire quelli rilevati durante gli audit.
Automatizzare la programmazione degli audit ricorsivi per garantire che tutte le attività di controllo vengano eseguite puntualmente e tempestivamente.
Ricevere supporto personalizzato per ottimizzare i processi interni, assicurando una perfetta aderenza alle procedure aziendali.

La soluzione

Per rispondere alle sfide di gestione e conformità, Padania Acque ha adottato Audit Manager, sfruttandone due componenti chiave:

Backend: la piattaforma web consente agli amministratori di configurare il sistema, pianificare gli audit a calendario e analizzare i dati raccolti. Oltre a gestire audit e non conformità, gli utenti possono inserire rilievi direttamente dal portale, rendendo le operazioni più efficienti per tutti.
App mobile: compatibile con Android, Windows e iOS, l’app mobile permette di compilare checklist, caricare allegati e gestire rilievi e non conformità direttamente sul campo. Questo strumento intuitivo garantisce un accesso immediato e una gestione operativa più fluida, supportando il personale ovunque si trovi.

Personalizzazioni

Moduli di inserimento rilievi: abbiamo sviluppato moduli specifici per la gestione dei rilievi tramite il portale web, semplificando il processo di inserimento per tutti gli utenti, inclusi quelli con permessi limitati (“light users”).

Questa soluzione ha migliorato l’accessibilità e l’efficienza operativa, consentendo una gestione più fluida e veloce delle segnalazioni.

Consulenza attiva sul workflow dei rilievi: il nostro team ha collaborato attivamente con Padania Acque per definire e ottimizzare il flusso di lavoro dei rilievi, adattandolo alle specifiche esigenze dell’azienda.

Grazie a un’attenta analisi e all’implementazione di best practice, abbiamo garantito un’integrazione perfetta e un utilizzo ottimale del sistema, aumentando la reattività e l’efficacia delle operazioni.

Programmazione automatizzata degli audit ricorsivi: abbiamo sviluppato una procedura automatizzata per la programmazione mensile degli audit ricorsivi, in particolare quelli necessari al controllo dei dispositivi di protezione individuale (DPI), riducendo significativamente il carico di lavoro manuale per oltre 20 auditor.

I benefici

L’adozione di Audit Manager ha portato una serie di vantaggi strategici e operativi che hanno significativamente efficientato alcuni i processi aziendali:

Efficienza operativa potenziata: la centralizzazione e l’automazione delle attività di audit e gestione dei rilievi hanno ridotto drasticamente i tempi di completamento e migliorato la precisione delle operazioni. Questo ha permesso di eliminare le inefficienze legate ai processi manuali, liberando risorse preziose che possono essere riallocate a compiti di maggiore valore strategico.
Controllo e conformità rafforzati: grazie al monitoraggio continuo e alla gestione integrata offerti da Audit Manager, l’azienda è ora in grado di garantire una conformità costante e proattiva alle normative e agli standard di qualità. Questo non solo riduce il rischio di non conformità, ma migliora anche la capacità di rispondere rapidamente a eventuali cambiamenti normativi o operativi.
Flessibilità e facilità d’uso: con Audit Manager, gli utenti possono configurare e personalizzare autonomamente checklist e rilievi, adattando il sistema alle nuove esigenze operative senza dover ricorrere a interventi tecnici esterni.

Padania Acque ha dimostrato come l’innovazione tecnologica possa essere il fattore determinante per superare le sfide del settore idrico.

Grazie a un sistema integrato e automatizzato per la gestione degli audit e dei rilievi, l’azienda sta sviluppando una maggiore resilienza per gestire le sfide future, con una struttura operativa più agile e proattiva, capace di rispondere rapidamente ai cambiamenti normativi e di mercato. Un modello da seguire per tutte le aziende del settore che desiderano ottimizzare i propri processi e raggiungere nuovi standard di eccellenza.

Azienda

Padania Acque S.p.A.

Settore

Servizio idrico integrato

Vuoi sapere come Audit Manager può fare lo stesso per la tua azienda?

Contattaci: ti invieremo la presentazione completa
e fisseremo una demo online!