Root Cause Analysis: viaggio alla radice della Qualità.

Identificare la fonte di non conformità e problematiche per il miglioramento continuo. 

Il concetto stesso di audit è legato all’analisi dei processi per individuare non conformità, problemi, criticità e difetti in grado di intaccare la qualità di un prodotto o servizio, ma quanto a fondo bisogna indagare per trovare i veri motivi di una problematica?  

Chiunque si sia mai preso cura di un orto o di un giardino sa che per eliminare un’erbaccia non è sufficiente strappare o tagliare ciò che vediamo sbucare dalla terra, se non si estirpa la radice, l’erbaccia continuerà a crescere, ancora più vigorosa. Lo stesso principio lo dobbiamo applicare al controllo qualità. Un’analisi superficiale dei dati, infatti, può portare a scambiare un sintomo per una causa e ritardare la soluzione di un difetto o addirittura cronicizzarlo. Lo strumento più adeguato per evitare una valutazione delle cause superficiale è implementare un processo di Root Cause Analysis, RCA per la sua sigla in inglese, ovvero di analisi della causa principale. Vediamo di cosa si tratta. 

Cos’è la Root Cause Analysis?

L’analisi della causa principale è un processo sistematico, sviluppato al fine di scoprire perché siano accaduti degli eventi; sebbene i dipartimenti di audit lo utilizzino spesso per evitare l’insorgenza o la ripetizione di errori o problemi, è altrettanto efficace nell’aiutare a ricreare e a rendere continuativi i successi. 

Una corretta RCA si compone di step ben precisi: 

1. Definire il problema.
2. Raccogliere i dati. 
3. Identificare i fattori causali. 
4. Determinare le cause principali. 
5. Desumere e implementare le soluzioni. 

Definire il problema: la regola dei 5 perché 

Quando si intraprende un processo di RCA, bisogna in qualche modo tornare bambini. Avete presente quel periodo dell’infanzia in cui si chiede costantemente perché che tanto stressa gli adulti? Ecco, dobbiamo tornare proprio lì e capire quanto i bambini siano dei perfetti indagatori delle cause profonde di un fenomeno, proprio perché non si accontentano della prima risposta. 

All’inizio, sembra facile, ma può diventare difficile man mano che le risposte rivelano problemi che non erano stati nemmeno considerati alla prima domanda.  

Si stima che per trovare la radice di un problema di processo ci vogliano da un minimo di 2 a un massimo di 50 perché, anche se la misura mediamente sufficiente è quella di 5. Facciamo un esempio per capire meglio cosa s’intende: poniamo il caso di un’azienda automobilistica che si rende conto che i radiatori installati, dopo un breve periodo di utilizzo, perdono acqua, causando danni spesso gravi o addirittura irreversibili alle vetture immesse sul mercato. Conosciamo quindi il sintomo: i radiatori perdono. Mettiamo ora in moto la tecnica dei 5 perché: 

1. Perché il radiatore perde?
   Il collegamento tra due pezzi non è abbastanza stretto da impedire la fuoriuscita del liquido.
   
2. Perché non è abbastanza stretto?
   La guarnizione in gomma è danneggiata, impedendo una perfetta aderenza.
   
3. Perché la guarnizione è danneggiata?
   Non è stata installata correttamente. Quando i tecnici hanno stretto i pezzi insieme, hanno intaccato la guarnizione, annullandone l’efficacia.
   
4. Perché i tecnici l’hanno installata in modo improprio?
   Le guarnizioni sono state acquistate da un nuovo fornitore, sono diverse da quelle con cui erano abituati a lavorare e non hanno ricevuto una nuova formazione.
   
5. Allora, perché c’è una perdita?
   La causa principale della perdita è la mancanza di un’adeguata formazione su come installare le nuove guarnizioni. 

Ecco che la regola dei 5 perché ha messo in moto un processo analisi capace di andare alla radice del problema.  

Soffermandosi solo sul livello superficiale, probabilmente la “colpa” sarebbe stata attribuita alla qualità delle guarnizioni o all’incompetenza dei montatori o ancora ad altre cause che non avrebbero portato a una risoluzione efficace e continuativa del difetto.    

Raccogliere dati: l’importanza delle check list. 

La regola dei 5 perché non è che l’inizio di un corretto processo di RCA; una raccolta dei dati periodica, oggettiva e continuativa risulta imprescindibile affinché si possano individuare facilmente problemi di non conformità dei processi. Questo punto ci ricorda ancora una volta quanto sia importante elaborare fogli di controllo efficaci e facilmente compilabili e condivisibili. Prima di poter passare all’identificazione dei problemi derivati, è necessario raccogliere e valutare tutti gli aspetti della situazione. L’esecuzione di un case study, un’indagine sull’incidente o un’analisi dell’incidente sono alcuni modi comuni per eseguire questo passaggio. 

Identificare i fattori causali con il diagramma fishbone.

Ora, con i dati alla mano, è tempo di cercare quanti più fattori causali possibili che potrebbero aver portato all’insorgere del problema. A questo scopo, uno degli strumenti più utili a disposizione del team di Audit è il diagramma a lisca di pesce il cui nome deriva dalla somiglianza del grafico risultante con uno scheletro di pesce. Costruendo il diagramma, è possibile ottenere una migliore comprensione delle cause, delle loro relazioni reciproche e del loro contributo relativo all’effetto finale. Da lì, è possibile lavorare per trovare modi per rafforzare o rimuovere le cause delle non conformità. 

Determinare le cause principali: indagare la radice dei problemi.

Esistono tre tipi fondamentali di cause che possono avere un potenziale impatto su un processo: 

1. Cause tecniche: un oggetto tangibile si guasta per un qualsiasi motivo. 
2. Cause umane: uno o più membri del team hanno fatto qualcosa in modo errato.
3. Cause organizzative: il protocollo utilizzato da un reparto per svolgere il proprio compito è difettoso. 

Desumere e implementare le soluzioni: il punto di arrivo della RCA 

Una volta eseguiti tutti gli step, è possibile finalmente elaborare un’azione preventiva per assicurarsi che il problema non si ripresenti e sviluppare un piano per implementare la soluzione adeguata.  

Come semplificare la Root Cause Analysis?

La soluzione ideale per garantire a un’impresa un controllo qualità efficiente e in grado di arrivare alla radice dei problemi integrando processi oggettivi di Root Cause Analysis, è dotarsi di un software per le verifiche interne e di gestione delle non conformità che permetta una configurazione ad hoc per l’azienda e un’analisi dei dati approfondita. 

L’utilizzo di uno strumento di questo tipo permette la digitalizzazione completa dei documenti e dei processi che avrebbe permesso di individuare chiaramente la mancanza dell’istruzione per il montaggio delle guarnizioni del nostro esempio, identificando rapidamente il problema. Addirittura, avrebbe segnalato immediatamente la mancanza della formazione necessaria al mantenimento della conformità, allertando i capi di sezione e permettendo di prevenire il problema prima che si verificasse. 

Un buon software di gestione audit, opportunamente settato e customizzato secondo le esigenze dell’azienda, consente davvero di semplificare la complessità e di giungere rapidamente e con certezza alla radice delle criticità permettendo di individuarle ed assegnarne la risoluzione in tempo reale a chi di dovere. 

Perché un software di gestione audit è meglio dell’audit tradizionale? 

Con l’utilizzo di un software dedicato, le aziende possono gestire l’intero ciclo delle non conformità affidandole immediatamente ai responsabili della risoluzione e verifica delle stesse. Inoltre, dato che la raccolta dei dati e la gestione dei processi sono completamente digitalizzati, l’azienda è in grado di individuare le fonti principali che generano problematiche ricorrenti, in grado di intaccare la fluidità e il funzionamento stesso dei processi produttivi, di vendita e distribuzione. Nell’audit tradizionale, la variabile umana non consentiva: 

• L’immediatezza dello scambio di informazioni.
• La razionalizzazione condivisa e digitalizzata delle metodologie.
• La facile trasmissibilità delle prassi. 

Un software audit serve solo alle grandi aziende? 

Assolutamente no, un software di gestione del controllo qualità di ultima generazione può aiutare qualsiasi piccola o media impresa a gestire i problemi produttivi, evitando e addirittura prevedendo errori, sprechi e non conformità dei processi. Certamente, più ampia è l’azienda più grande risulta il beneficio dato dalla razionalizzazione e digitalizzazione di variabili molto ampie e complesse, ma anche piccole e medie aziende possono ottenere sensibili miglioramenti dall’utilizzo di un software di gestione audit e non conformità.    

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