Gestión de auditorías y autorizaciones de proveedores en un entorno multisede

Cómo Tenova mejoró la trazabilidad, la colaboración y el control

“El nivel del servicio y la disponibilidad del equipo marcaron la diferencia. Audit Manager demostró ser una herramienta flexible, adaptada a nuestras necesidades y también utilizable por agentes externos a la organización.” Maia Cigada, Business Application Manager, Tenova

Contexto

Tenova opera en una organización compleja, con múltiples sedes y equipos que colaboran en actividades relacionadas con la calidad y la cadena de suministro. En un entorno de este tipo, la gestión de auditorías y no conformidades tiene un impacto directo en las operaciones diarias.

Antes de la introducción de Audit Manager, los controles se gestionaban principalmente mediante archivos Excel. Con el aumento de las actividades y la implicación de varias sedes, mantener la información alineada se volvió cada vez más complejo. Versiones distintas del mismo archivo, actualizaciones no sincronizadas y dificultades para reconstruir el histórico de auditorías.

Estas problemáticas ralentizaban el trabajo y dificultaban una visión global clara de las actividades.

La empresa

Tenova es un grupo industrial internacional especializado en el desarrollo de soluciones e instalaciones para los sectores metalúrgico y minero.Opera en entornos productivos complejos, donde el control de procesos, la trazabilidad de las actividades y la coordinación entre funciones son elementos clave para garantizar la continuidad operativa y el cumplimiento de los estándares.En este contexto, la calidad y el control de procesos forman parte del trabajo diario y no son actividades accesorias.

Las necesidades

Con el crecimiento de los proyectos y de las sedes implicadas, se volvió cada vez más difícil mantener una visión compartida y coherente de las auditorías y no conformidades. La información estaba distribuida entre archivos y departamentos, con el riesgo de desalineación entre equipos.

Paralelamente, algunas fases operativas relacionadas con proveedores, como la autorización para iniciar las actividades de embalaje, requerían un proceso más estructurado y trazable.

El objetivo no era simplemente sustituir Excel por una nueva herramienta. Se trataba de introducir un sistema capaz de centralizar la información, clarificar el flujo de autorizaciones hacia los proveedores y reducir los errores derivados de la gestión manual de datos.

Se necesitaba una solución única, accesible y siempre actualizada, capaz de ofrecer una visión clara de las actividades en curso.

La Solución

Tenova eligió Audit Manager por la amplitud de sus funcionalidades y por la posibilidad de adaptar el sistema a su estructura organizativa, integrándolo con su entorno SAP.

Hoy la plataforma se utiliza para:

auditorías internas
auditorías de segunda parte a proveedores
controles de calidad
gestión de no conformidades

Junto a estas funcionalidades, se implementó una gestión estructurada del Release Note, un documento que autoriza al proveedor a iniciar la preparación del embalaje. A través de Audit Manager, Tenova puede:

crear el Release Note a nivel de posición de pedido individual
enviarlo al proveedor mediante un enlace dedicado
registrar la toma de conocimiento del documento
registrar posibles observaciones surgidas durante las actividades de expediting

Este proceso, que antes se gestionaba mediante comunicaciones manuales, ahora queda completamente trazado dentro del sistema.

Los beneficios

Con la introducción de Audit Manager, Tenova logró una gestión más ordenada y compartida de las actividades de control entre distintas sedes.

Las principales mejoras fueron:

mayor claridad en la gestión de auditorías y no conformidades
visibilidad compartida del estado de las actividades entre departamentos
colaboración más fluida entre equipos y sedes
reducción de intercambios manuales y archivos duplicados
informes más sencillos de generar y consultar
mayor coherencia en los procesos que involucran a proveedores

Con el tiempo, el sistema se convirtió en un punto de referencia común para las funciones implicadas, facilitando la comprensión del estado de actividades y responsabilidades sin necesidad de reconstruir la información desde múltiples fuentes.

Cliente

Tenova

Sector

Ingeniería siderúrgica

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