Nel settore alimentare, qualità e rispetto delle normative non sono più solo un vantaggio competitivo: sono ormai la base su cui costruire credibilità e fiducia.
Un grande gruppo internazionale del comparto si è trovato, a un certo punto, a dover fare i conti con un problema molto concreto: il processo di gestione degli audit e delle non conformità era diventato troppo complicato, dispersivo e, in alcuni casi, lento.
Fino a quel momento, i controlli venivano gestiti con metodi diversi, spesso manuali, su più strumenti scollegati tra loro. Ogni verifica richiedeva tempo, coordinamento continuo e tanta attenzione per non perdere pezzi per strada. Bastava poco per ritrovarsi con informazioni incomplete o difficili da recuperare.
Parliamo di un gruppo multinazionale del settore food, che da anni punta su qualità, sicurezza e sostenibilità lungo tutta la filiera. Con diversi marchi riconosciuti a livello globale, l’azienda ha sempre investito per mantenere alti gli standard richiesti dalle normative e dalle certificazioni, consapevole che sono proprio questi elementi a fare la differenza sul mercato.
La necessità era piuttosto chiara: trovare uno strumento per gestire audit e non conformità in modo più semplice, veloce e preciso. Un sistema che aiutasse a ridurre i tempi operativi e permettesse di avere sempre il quadro completo della situazione, senza dover rincorrere dati o aggiornamenti.
Uno dei nodi principali riguardava la velocità di gestione degli audit: programmarli, seguirne l’esecuzione e chiudere le eventuali non conformità richiedeva un dispendio di tempo e risorse che diventava insostenibile, soprattutto man mano che le verifiche aumentavano.
In parallelo, le normative di settore — sempre più articolate e in costante aggiornamento (ISO 9001, 14001, 45001, 22005, IFS, FSSC 22000) — imponevano un’attenzione massima, che il sistema manuale non riusciva più a garantire.
Un altro aspetto critico riguardava la fase di validazione delle non conformità: ogni rilievo doveva essere analizzato e approvato con tempistiche certe e tracciabili, cosa non sempre semplice con il vecchio sistema.
Per rispondere a queste esigenze, l’azienda ha scelto di adottare Audit Manager per semplificare e digitalizzare la gestione degli audit e delle non conformità.
La soluzione è stata implementata in modalità SaaS, permettendo l’accesso sicuro e immediato da qualsiasi dispositivo, sia in sede che in mobilità (Windows, iOS, Android). In questo modo, il team qualità può lavorare in modo flessibile e sempre aggiornato, senza limitazioni operative.
Tra le funzionalità più utilizzate:
La piattaforma è stata configurata in modo personalizzato per rispondere alle specificità del settore, consentendo di gestire agevolmente anche i rilievi effettuati da enti esterni come DNV, Bureau Veritas, FDA, ICEA e ispettori veterinari.
L’adozione di Audit Manager ha portato benefici concreti fin dai primi mesi. Il primo risultato evidente è stato il taglio netto dei tempi di gestione: programmare gli audit, seguirne l’esecuzione e chiuderli richiede oggi molto meno tempo rispetto al passato. Il team qualità riesce a lavorare in modo più organizzato, senza dover rincorrere dati o aggiornamenti manuali.
Anche la conformità normativa è migliorata: il sistema consente di avere sempre traccia delle non conformità e delle azioni correttive, facilitando il rispetto delle normative e la preparazione alle ispezioni di enti terzi.
La digitalizzazione dei processi ha ridotto al minimo gli errori operativi: informazioni sempre aggiornate, flussi automatizzati e meno attività ripetitive hanno permesso al team di concentrarsi sulle attività a maggior valore.
Particolarmente apprezzata anche la gestione delle validazioni automatiche: ogni rilievo viene verificato e approvato seguendo un flusso preciso e tracciabile, eliminando i ritardi che in passato creavano colli di bottiglia.
Infine, grazie a report e dashboard sempre aggiornati, oggi l’azienda ha una visione chiara e immediata delle performance di audit e della situazione complessiva. Ogni dato è consultabile in tempo reale, permettendo al management di intervenire tempestivamente in caso di criticità.
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