I 5 miti più diffusi sull’uso dei dati nell’audit interno
Pitagora, Omero e la verità sulla fruizione e l’analisi dei dati.
Secondo il filosofo greco Pitagora, padre della geometria e di diverse altre discipline scientifiche, la conoscenza ha un piano Essoterico, accessibile a tutti, e un piano Esoterico, accessibile solo agli iniziati.
Quando si parla di dati di audit interno, spesso, in molti hanno l’idea che si tratti di una disciplina esclusivamente esoterica, i cui risultati siano appannaggio di pochi, formatissimi esperti.
Anche se Pitagora aveva spesso ragione, in questo caso nulla è più lontano dalla realtà, specialmente oggi, quando la digitalizzazione e la facilità di analisi e visualizzazione dei dati permette di rendere i benefici dei processi di controllo qualità e di audit accessibili a tutti i livelli, tanto di management quanto operativi.
L’inaccessibilità dei dati del controllo qualità, peraltro, è solo uno dei miti che avvolgono questa attività vitale per garantire il successo di un’impresa, vediamo quali sono e perché possiamo tranquillamente definirli falsi o superati dagli eventi.
Mito 1: i dati di audit seguono schemi immutabili e antiquati
Si tratta di un mito che poteva avere un qualche fondamento nel secondo dopoguerra, quando il professor Ishikawa strutturò il moderno controllo qualità. Oggi, grazie alla digitalizzazione dell’audit e all’impiego di software sempre più sofisticati e in grado di attingere a molteplici fonti di dati simultaneamente, l’audit ha raggiunto una fluidità e una capacità di cross analysis in continua evoluzione. La stessa metodologia di raccolta e analisi dei dati, grazie alla tecnologia, è in grado non solo di analizzare i dati del passato, ma di proiettarli anche nel futuro, individuando criticità ricorrenti o non conformità che potrebbero intaccare i processi sul medio o lungo periodo. Immaginarsi ancora il controllo qualità come la compilazione di schede sempre uguali a sé stesse e analizzate sempre secondo gli stessi principi è una visione vetusta, assolutamente superata dalla digitalizzazione e dall’evoluzione del concetto stesso di audit.
I software di oggi sono in grado di:
- Raccogliere e digitalizzare i dati agevolmente.
- Analizzare i dati in molteplici contesti e fornire proiezioni in tempo reale.
- Condividere i risultati attraverso grafici visuali, facilmente leggibili e interpretabili.
- Generare alert automatici in caso di rilevazione di non conformità.
Mito 2: un controllo qualità efficace è impossibile senza grandi moli di dati
Questo è il tipico mito che porta gli auditor interni a vedere i cosiddetti Big Data come indispensabili per poter condurre un’analisi audit completa ed efficiente. In realtà, più che sulla quantità dei dati bisognerebbe concentrarsi sulla qualità delle informazioni raccolte. Molto spesso, infatti, una minore quantità di dati di alto valore può produrre risultati migliori e più puntuali per individuare problematiche e non conformità.
È necessario cominciare a intendere che l’attributo “big”, piuttosto che alla mole, dovrebbe essere legato al valore delle informazioni raccolte durante l’audit interno. Ecco che anche pochi dati possono diventare big data per la puntualità e l’accuratezza dei risultati che sono in grado di produrre e il conseguente beneficio per l’azienda.
Mito 3: l’analisi dei dati è difficile
Una volta era senz’altro vero, la raccolta e l’analisi dei dati analogica, ovvero condotta su carta, senza l’aiuto della tecnologia e dell’Intelligenza Artificiale, era un processo complesso e in qualche modo Esoterico come avrebbe detto Pitagora. Anche per questo mito, quindi, possiamo parlare di una credenza superata dagli eventi e dall’evoluzione digitale.
Software di audit customizzabili e settati secondo le esigenze particolari di qualsiasi impresa, sono in grado di rendere la raccolta, l’analisi e la lettura dei dati un gioco da ragazzi. Attraverso la digitalizzazione dei processi, un software di gestione audit permette di compilare checklist in maniera facile e intuitiva, senza rischiare che queste vengano perse o che i risultati vengano riportati erroneamente su infiniti fogli excel o, peggio, su polverosi registri cartacei; inoltre, può analizzare, immagazzinare e condividere i dati raccolti in molteplici devices in tempo reale, rendendoli facilmente intellegibili grazie all’impiego di strumenti CAAT (Computer Assisted Audit Tools) che trasformano i risultati in grafici intuitivi e generano report ad hoc. In sostanza, possiamo dire che questo mito non sta in piedi se:
- Utilizzi un software dedicato
- Digitalizzi i processi e la raccolta di dati
- Automatizzi l’analisi con strumenti ad hoc
Mito 4: serve un Data Specialist o un Data Scientist per interpretare i dati
Ecco un mito che di solito porta i vertici di un’impresa a restare nel passato e gli auditor interni a sentirsi inadeguati. Da una parte, il solo pensiero di dover integrare una risorsa super specializzata per condurre e tradurre i processi di audit spaventa il management, un po’ per la spesa paventata e un po’ perché teme di non capire cosa faccia esattamente la risorsa in questione. Dall’altra, gli auditor pensano di dover avere come minimo un dottorato in matematica e statistica per poter decifrare i dati.
Anche in questo caso, bisogna abbandonare i pregiudizi del passato e provare un software di gestione audit e non conformità per capire quanto il controllo qualità digitale abbia abbattuto le barriere e reso utilizzabili e comprensibili gli strumenti di raccolta, analisi e lettura dei dati.
Con l’avvento della digitalizzazione, il controllo qualità è definitivamente diventato Essoterico, tornando al nostro Pitagora. Questo di certo non vuole sminuire l’utilità di risorse specializzate all’interno dell’azienda, ma rassicurare i CEO timorosi e gli auditor interni che sarebbero perfettamente in grado non solo di capire i risultati derivati dal processo di audit, ma addirittura di definirlo e gestirlo con efficienza e rapidità, garantendo alla propria impresa maggiori introiti, minori sprechi e processi conformi. Risultati che sono in grado di migliorare la produttività e ottenere certificazioni di qualità e sostenibilità oggi indispensabili per la reputazione dell’azienda.
Mito 5: l’obiettivo principale dei dati è il controllo finanziario
Se, fino ad ora, ci siamo fermati a Pitagora, per questo mito servirebbe risalire fino a Omero per quanto è antico un tale modo di pensare all’Audit Management. Esiste ancora qualcuno che pensa che l’audit sia solo uno strumento di controllo dei conti e serva principalmente a individuare frodi o ammanchi. Il futuro è adesso e il controllo qualità contemporaneo abbraccia tutte le attività di un’impresa. Ecco alcuni esempi di cosa è in grado di fare un software di audit di ultima generazione:
- Analisi dei processi produttivi
- Individuazione e gestione delle non conformità
- Miglioramento delle procedure
- Eliminazione degli sprechi
- Digitalizzazione della raccolta e analisi dei dati
- Generazione automatica di report grafici
- Emanazione di alert puntuali
- Previsione di possibili fonti di problematiche finanziarie e/o di processo
- Gestione e controllo delle forniture
- Individuazione delle criticità
A questo punto, i miti sono dissipati e possiamo goderci Pitagora e Omero come padri di una cultura dell’evoluzione che ci ha portato, oggi, ad avere strumenti sofisticati e contemporaneamente semplici che possono davvero rendere ogni azienda moderna, sostenibile e competitiva semplicemente puntando sul corretto utilizzo dei dati, investendo in un software di audit e controllo qualità che consenta agli auditor interni di sfruttare tutta la potenza dei dati.