Business Intelligence e digitalizzazione dei processi per il miglioramento continuo

Come i nuovi strumenti digitali possono aiutare a ottimizzare i processi di qualità e compliance e generare valore

Se, solo pochi anni fa, ci avessero detto che avremmo sbloccato il nostro smartphone una media di 110 volte al giorno, non ci avremmo creduto. Se ci avessero detto che avremmo digitalizzato la nostra esistenza al punto da non poter svolgere una qualsiasi ricerca senza l’ausilio di un device digitale, non ci avremmo creduto. Eppure, è successo, con una rapidità e una inevitabilità stupefacenti.

Lo stesso fenomeno, anche in forma maggiore, ha interessato il lavoro e le pratiche aziendali di qualsiasi ordine e grado, al punto che rinunciare all’introduzione di nuove tecnologie con strumenti di Business Intelligence è il modo migliore per autoescludersi dal mercato e privare l’impresa di un’opportunità di crescita, riduzione dei costi ed eliminazione delle non conformità senza precedenti.

Il punto, quindi, non è se l’azienda debba o non debba introdurre strumenti di ultima generazione per digitalizzare i documenti, raccogliere e analizzare dati, mappare i processi produttivi, capire dove ci sono criticità e produrre soluzioni per realizzare miglioramenti di miglioramento, ma in che modo farlo affinché l’introduzione di software applicativi e custom con strumenti di Business Intelligence integrati risulti efficace e realmente impattante sulle performance e sui risultati.

Nell’ottica di un continuo miglioramento, ogni azienda si trova a dover gestire processi di qualità e compliance, metodi e procedure di lavoro con tutte le difficoltà del caso. A supporto di questo, la digitalizzazione e l’adozione di nuove tecnologie con strumenti di Business Intelligence è sempre più diffusa e obbligata se si vuole puntare a una costante crescita e competitività sul proprio mercato di riferimento.

I principali vantaggi della digitalizzazione di audit e controlli

I vantaggi derivanti dalla digitalizzazione dei processi di audit e controllo qualità sono molti. Alcuni dei più comuni includono:

• Riduzione degli errori e dei costi legati alla qualità. La centralizzazione delle informazioni su un unico sistema digitale consente di collaborare con personale interno e fornitori per identificare e risolvere tempestivamente problemi e criticità nelle prime fasi delle operazioni. Ciò riduce notevolmente le possibilità di errori e difetti nel prodotto finale e di conseguenza i costi che ne derivano dalla loro gestione. 
• Maggiore efficienza del team. Coloro che sono coinvolti nei processi di controllo sia interni che esterni – come gli Auditor, i Quality Manager, i Supplier Engineer, ecc… – saranno più veloci ed efficienti nella gestione di verifiche e ispezioni e raccoglieranno dati omogenei e “puliti”.
• Analisi in tempo reale. Grazie a strumenti di Business Intelligence, la Direzione riceve analisi in tempo reale e ottiene informazioni su problematiche ricorsive in modo da poter fin da subito adottare misure che ne prevengano il ripetersi.
• Rispetto e garanzia di conformità alle normative. Il controllo qualità digitalizzato fornisce un modo più semplice per gestire e archiviare i documenti riguardanti le conformità alle vigenti normative.

A chi giova la digitalizzazione dei processi

Si potrebbe pensare che i ruoli che lavorano in ambito qualità come ad esempio Auditor, Supplier Quality Engineer e Quality Manager siano gli unici beneficiari dell’adozione di un software di gestione audit e controlli interni ed esterni, ma non è affatto così.

Se è vero che queste figure sono essenziali per la corretta scelta e implementazione di strumenti IT che velocizzano e rendono molto più affidabili le operazioni di monitoraggio e risoluzione delle problematiche, è altrettanto certo che i benefici della digitalizzazione coinvolgono tutti i player aziendali dalla direzione, alla produzione, alla distribuzione, fino al post-vendita.

Cosa deve avere un software di gestione dei processi di audit, qualità e compliance per rendere più efficiente l’organizzazione.

Visti i benefici che derivano dalla digitalizzazione dei processi aziendali, il punto cruciale non è se l’azienda debba o non debba avvalersi di soluzioni tecnologiche, ma quali sono le principali caratteristiche che queste devono avere affinché la loro integrazione risulti efficace e realmente impattante sulle performance e sui risultati. 

Eccone alcune:

• Digitalizzazione di dati e documenti
• Automazione dei processi
• Presenza di componenti modulari
• Formazione iniziale e assistenza continua

Analizziamole una per una:

Digitalizzare dati e documenti

La trasformazione digitale impone nuovi standard per la produzione e archiviazione di documenti, non solo a livello amministrativo, pensiamo alla fatturazione elettronica, ma di tutta la mole di dati e comunicazioni vitali che ogni giorno vengono generati da qualsiasi realtà produttiva.

Un software di gestione audit e controlli deve permettere una rapida e corretta creazione, archiviazione e condivisione in tempo reale di documenti e dati; ma non solo, deve essere anche in grado di trasformare tali dati in grafici facilmente intellegibili e fruibili da tutti gli interessati.

Il processo di digitalizzazione degli archivi, oltre a generare un virtuoso risparmio di risorse naturali, meno carta, produce anche un sostanzioso risparmio economico e di tempo. Nel caso della citata fatturazione elettronica, ad esempio, si stima che la gestione digitale di un processo amministrativo di questo tipo generi un risparmio tra i 7 e i 12 euro a operazione. Risorse che possono essere impiegate in maniera più utile e produttiva.

Automazione dei processi

Spesso si percepisce il timore che la tecnologia “rubi” il lavoro agli umani soprattutto quando si parla di automazione dei processi produttivi, ma anche questa è una visione errata ed obsoleta.

L’automazione dei processi, grazie all’applicazione dell’Intelligenza Artificiale, è in grado di migliorare il lavoro in una quantità sterminati di ambiti, soprattutto perché in grado di razionalizzare le procedure e assegnare automaticamente i compiti ai dipartimenti corrispondenti, minimizzando in termini vicini allo zero assoluto errori e ritardi.

Anche in questo caso, il risparmio di tempo e risorse produce un risparmio economico tangibile e sempre maggiore man mano che cresce l’implementazione degli strumenti di digitalizzazione. Inoltre, consente di individuare in tempo reale criticità e non conformità.

Presenza di componenti modulari

La scalabilità del software è un elemento molto importante al momento della scelta del partner tecnologico. Più è possibile customizzare il sistema, maggiore è il grado in cui questo possa adattarsi alla realtà specifica dell’azienda.

È quindi importante assicurarsi che la soluzione prescelta non sia immutabile, o peggio presettata, senza possibilità di modulazione attraverso l’aggiunta o la rimozione di componenti e funzioni.

Formazione iniziale e assistenza continua

È importante verificare che il fornitore del software preveda sessioni di formazione e aggiornamento per rendere gli utilizzatori finali autonomi e agevolarli più possibile nel loro lavoro.

Inoltre, l’esistenza di un team di assistenza continua garantisce il supporto necessario per gestire crisi e risolvere dubbi.

Ora che conosciamo i parametri fondamentali per la scelta di un software di audit e controlli, vediamo quali sono gli step necessari alla sua implementazione e verifica.

Definizione obiettivi e KPI

Una volta scelto il partner che accompagnerà l’azienda nella trasformazione digitale, è giunto il momento di definire quali sono i principali obiettivi della digitalizzazione secondo la specificità dell’azienda. È il momento di individuare i reparti su cui intervenire e fissare i KPI (Key Performance Indicator) che permetteranno la misurazione dei risultati ottenuti.

Implementazione

Il processo di implementazione è una fase delicata, in cui è necessario il maggiore supporto possibile da parte del fornitore IT. È il momento in cui i dati e i documenti vengono ottimizzati e trasportati nel nuovo ambiente digitale, ma è anche il tempo in cui i processi vengono razionalizzati, visualizzati e resi misurabili e osservabili in tempo reale per valutare il rispetto dei KPI precedentemente fissati.

Configurazione

La configurazione dei nuovi strumenti consente la customizzazione degli applicativi affinché siano adattati completamente alle necessità specifiche dell’impresa.

Anche in questo caso, le decisioni prese nella prima fase saranno determinanti per ottenere uno strumento su misura, capace di individuare le criticità in tempo reale e permettere una rapida ed efficace risoluzione dei problemi.

Divulgazione

In questa fase, figure come quelle del Supplier Quality Engineer o del Quality Manager hanno la responsabilità di spiegare ai colleghi come utilizzare le nuove tecnologie implementate.

Il fornitore del servizio deve a sua volta aver trasmesso perfettamente tutte le funzionalità ai responsabili della qualità e, in caso di necessità, supportarli nella fase di divulgazione.

Analisi e aggiornamento

Dal momento in cui il software è operativo, arriva l’ora della verità: il monitoraggio del funzionamento corretto dei tools e degli applicativi va effettuato periodicamente per verificare l’effettiva funzionalità e il raggiungimento degli obiettivi previsti.

Una verifica periodica consente anche di eliminare funzionalità che si siano rilevate poco utili o implementarne di nuove.

Conclusioni

Valutati tutti gli elementi utili per scegliere gli strumenti di Business Intelligence ed effettuati tutti i passi necessari all’implementazione, non resta che godersi gli innumerevoli benefici della trasformazione digitale che possiamo riassumere in due parole: risparmio ed efficienza.