“Il flusso di audit è diventato molto più fluido: oggi gestiamo tutto in un unico sistema, mentre prima dovevamo usare Excel, email e strumenti diversi, con molta più fatica nel tenere tutto allineato.” Anna Guerzoni, Responsabile sistemi di gestione integrati
Nel mondo industriale, la gestione della qualità e della supply chain rappresentano leve strategiche. Non si tratta solo di verificare conformità, ma di garantire continuità, affidabilità ed evoluzione nel tempo.
Gli audit – interni ed esterni – diventano quindi una componente centrale del sistema di gestione, con un impatto diretto sulla qualificazione dei fornitori, sul rispetto degli standard e sull’ottimizzazione dei processi.
Prima dell’introduzione di Audit Manager, la gestione degli audit in Walvoil era frammentata e molto onerosa. Le verifiche venivano gestite su file separati, la raccolta delle evidenze fotografiche risultava complessa e le non conformità venivano tracciate su sistemi diversi, con un notevole dispendio di tempo per mantenere allineate le informazioni.
Anche il monitoraggio delle azioni correttive avveniva manualmente, spesso tramite email.
Emergeva quindi la necessità di adottare uno strumento capace di centralizzare le attività, semplificare i flussi operativi e migliorare il controllo complessivo del processo.
L’obiettivo non era solo digitalizzare, ma costruire un sistema più fluido, scalabile e facilmente utilizzabile anche da utenti esterni come i fornitori.
Con Audit Manager, Walvoil ha adottato un unico strumento per gestire tutte le attività legate agli audit, accessibile anche da mobile e utilizzabile in modo semplice da tutte le figure coinvolte.
La soluzione è stata configurata per supportare in modo integrato audit interni e fornitori, coprendo tutte le fasi operative: dalla pianificazione alla compilazione delle checklist, fino alla gestione delle non conformità e al reporting.
Il sistema viene utilizzato su più ambiti, tra cui audit interni per la validazione dei prodotti, audit fornitori e audit di certificazione (ISO 9001 e ISO 14001), garantendo un approccio uniforme su processi diversi.
Un elemento chiave del progetto è stata la personalizzazione dei flussi, sviluppata per rispecchiare le reali modalità operative dell’azienda e adattarsi ai diversi scenari di utilizzo.
Tra le principali evoluzioni introdotte:
Un ulteriore elemento distintivo è la gestione dell’esito dinamico negli audit di prodotto: in base alle risposte fornite, il sistema può autorizzare o bloccare la spedizione dei pezzi, collegando direttamente l’attività di verifica alle decisioni operative.
La gestione delle azioni correttive è stata resa più strutturata: ogni rilievo può essere suddiviso in attività specifiche, assegnate a responsabili diversi, e viene chiuso solo al completamento di tutte le azioni previste.
I report e i sistemi di scoring consentono infine di ottenere valutazioni immediate e oggettive, migliorando la leggibilità dei risultati e supportando il processo decisionale.
Il sistema è inoltre utilizzato anche in contesti internazionali, con adozioni e test su filiali estere (Canada, USA, India), a conferma della sua scalabilità e adattabilità.
L’introduzione di Audit Manager ha portato a benefici concreti su più livelli:
Il risultato è un flusso di lavoro più fluido e strutturato, con una significativa riduzione delle attività manuali e una maggiore capacità di controllo da parte del team qualità.
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