Come ottimizzare le fasi principali dell’audit interno per certificarsi ISO 9001
Strategie efficaci e strumenti avanzati per semplificare e consolidare il percorso di certificazione
Nell’incessante percorso verso l’eccellenza aziendale, ottenere la certificazione ISO 9001 rappresenta un traguardo di rilievo. Tuttavia, il successo di questo processo non si limita alla mera conformità normativa, ma risiede nella capacità di ottimizzare le fasi principali dell’audit interno.
E qui che entra il gioco un elemento chiave: la digitalizzazione. L’utilizzo di software dedicati si rivela fondamentale per semplificare, automatizzare e potenziare le operazioni legate all’internal auditing.
In un contesto sempre più orientato alla tecnologia, investire in soluzioni digitali diventa non solo una scelta strategica, ma un requisito per mantenere elevati standard di qualità e conformità.
Criteri per ottenere la certificazione ISO 9001
La norma ISO 9001 è una certificazione internazionale che attesta la conformità di un Sistema Gestione Qualità (SGQ) ai requisiti dettati dalla disposizione. Il processo di ottenimento è gestito da un ente accreditato e prevede queste cinque fasi:
- Presentazione della domanda di certificazione
- Audit iniziale
- Decisione riguardante l’emissione del certificato
- Audit di sorveglianza
- Audit di rinnovo
È evidente, considerando che la parola “Audit” compare in ben tre delle cinque fasi, che le ispezioni, i controlli e una buona gestione delle non conformità svolgono un ruolo cruciale nel processo per ottenere la certificazione ISO 9001.
A cosa serve la certificazione ISO 9001
Questo desiderato titolo aziendale è tale perché dimostra ai consumatori, e in generale a tutti gli stakeholder aziendali, che l’impresa è dotata di sistemi di osservazione, analisi e controllo dei livelli di qualità dei processi aziendali e dei prodotti o servizi erogati.
ISO è un acronimo che sta per International Organization for Standardization, l’organizzazione mondiale che si occupa di definire le cosiddette norme tecniche, dette anche norme ISO oppure standard ISO.
Dal 2015, la normativa ISO 9001 si basa su sette principi di definizione della qualità:
- Attenzione al cliente
- Leadership
- Coinvolgimento delle persone
- Approccio per processi
- Miglioramento continuo
- Decisioni basate sull’evidenza
- Gestione delle relazioni
Durante la procedura di certificazione, l’ente preposto è quindi tenuto a considerare tutti questi elementi prima di emettere un giudizio sull’eleggibilità dell’impresa.
La capacità dell’azienda di arrivare preparata al fatidico momento dell’audit esterno del certificatore dipende inevitabilmente dalla qualità dei controlli interni e del monitoraggio continuo del rispetto degli standard ISO.
Come semplificare gli audit interni per ottenere certificazioni
È ormai ampiamente riconosciuto che l’approccio più efficace per condurre ispezioni e controlli continui, precisi e praticamente infallibili sia l’adozione di soluzioni digitali per l’audit e la valutazione della conformità.
Il nostro strumento, Audit Manager, può essere facilmente configurato per monitorare il rispetto degli standard ISO e avvisare prontamente in caso di problemi o rilevazioni di non conformità. Integrando strumenti di Business Intelligence (BI), fornisce informazioni in tempo reale su tendenze e problematiche attraverso dashboard e cruscotti interattivi basati su specifici indicatori chiave di performance (KPI). Questo supporta la valutazione dell’efficacia nel raggiungimento degli obiettivi aziendali, promuovendo nel contempo il miglioramento continuo.
La condivisione immediata e arricchita di file multimediali rende più fluida la comunicazione e intensifica il rapporto e la collaborazione fra tutti gli attori aziendali. Audit e ispezioni digitalinon solo eliminano spaventosi fogli Excel e riunioni fiume basate su dati o prassi erronee, ma hanno anche una ricaduta positiva su tutti gli aspetti valutati dalla norma ISO e non solo.
Inoltre, un applicativo in grado di digitalizzare e smaterializzare grandi quantità di carta, eliminandola dai tuoi processi, rende non solo più sostenibili, ma anche più efficienti i tuoi audit, dandoti la capacità di ottimizzare le risorse, le attività e focalizzare le decisioni operative.
Una soluzione digitale consente di svolgere in modo migliore, più rapido e a un costo inferiore ciò che già fai, nonché ciò che è necessario per ottenere e mantenere certificazioni prestigiose.
Molti dei nostri clienti si fregiano di attestati internazionali di qualità, sostenibilità ed eccellenza,e possiamo affermare che parte del merito di tali riconoscimenti, che giustamente rendono orgogliose le aziende, è attribuibile anche al contributo di Audit Manager.
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