Come snellire e velocizzare i processi di audit
audit come una passeggiata

E se la gestione audit fosse una passeggiata?

Prassi e consigli per snellire e velocizzare la gestione di audit, non conformità, ispezioni e collaudi

Le verifiche e le ispezioni sono una tranquilla scampagnata? Per niente! Ma è possibile che siano un percorso pianeggiante, scandito e produttivo, senza trasformarsi in una maratona infinita, sfiancante e antieconomica. Esistono soluzioni e protocolli che possono rendere meno gravoso il processo di ispezione interno ed esterno, snellendo le procedure e migliorando l’efficienza.

Prima di tutto, occupiamoci di chi pensa che la faccenda non sia affare suo, partendo dalle basi e definiamo cosa si intende per processi di audit e quanti e quali ambiti interessino.

Cos’è un audit e quali comparti aziendali interessa

Si tratta di un’analisi di particolari operazioni aziendali che genera un report dei risultati e verifica il rispetto di standard predefiniti. Le attività commerciali, produttive o distributive, e molte altre, possono essere esaminate in relazione a termini stabiliti. Tali convenzioni sono fissate da enti governativi, normativi o dall’azienda stessa, in quest’ultimo caso, si definiscono audit interni.

Le più temute sono però le ispezioni esterne che vengono condotte da revisori indipendenti ed estranei all’azienda e non sono volontarie come quelle interne. Le verifiche di questo tipo mirano a garantire che le procedure di un’azienda siano complete, accurate e conformi agli standard legali o di certificazione.

Ora che abbiamo ben chiari gli sterminati confini di questa vitale attività, se ancora pensate che non faccia parte delle priorità del vostro business, ripensateci. Una corretta definizione, osservazione e gestione dei flussi di lavoro è irrinunciabile per aziende di qualsiasi comparto e dimensione.

Le 5 fasi del processo di audit

L’attività di ispezione e controllo si divide normalmente nelle seguenti 5 fasi:

  • Definizione
  • Pianificazione
  • Svolgimento del lavoro sul campo
  • Comunicazione dei risultati
  • Follow-up dei piani d’azione correttivi

Essere pronti allo svolgimento di questi step è fondamentale affinché le attività di controllo non diventino difficili e foriere di brutte sorprese. In molti casi, la mancata osservazione degli standard può infatti portare a perdite di certificazioni, produttività e reputazione.

Superare ogni ostacolo con l’Audit Agile 

Come farsi trovare preparati

Ecco una serie di comportamenti che possono agevolare, snellire e velocizzare gli audit:

Definisci e documenta

Un processo è una serie di attività combinate per ottenere un risultato richiesto. Ogni operazione aziendale si può ridurre a schema, ad esempio utilizzando un semplice diagramma a lisca di pesce. Questo primo passo è utile a definire tutte le procedure e costituisce una risorsa fondamentale per individuare quali debbano essere sottoposte a ispezione o osservazione continua.

Anche l’audit si considera un procedimento, costituito da una serie di passaggi adottati per analizzare particolari aspetti aziendali; se impari a monitorare preventivamente le azioni coinvolte nelle attività di ispezione, sarai sempre pronto a riceverle.”.

Ricorda che le aziende con flussi di lavoro definiti e documentati hanno un tasso di successo superiore del 280% rispetto a quelle che non adottano questo approccio, un dato che esprime perfettamente i numerosi vantaggi offerti dallo studio e monitoraggio delle attività aziendali.

Pianifica una riunione iniziale

Una volta che hai chiare informazioni come l’organigramma aziendale, i flussi di processo e i responsabili di ogni attività, è ora di condividere informazioni come il funzionamento, la durata e gli obiettivi della verifica a tutte le componenti dell’azienda.

È molto importante condividere queste informazioni con tutte le parti, perché il gruppo è in grado di monitorare più efficacemente e sotto aspetti diversi uno stesso oggetto. Inoltre, la condivisione aumenta il senso di appartenenza e quindi la proattività e l’efficienza delle risorse umane.

Previeni con il controllo continuo

Il modo migliore di non farsi sorprendere è non smettere mai di osservare. Ovviamente, nessun essere umano può esaminare lucidamente e in continuità ogni fase delle operazioni aziendali, sebbene gli esempi nel mondo analogico non manchino e siano alla base degli strumenti odierni.

Oggi, l’utilizzo di soluzioni digitali personalizzate permette di monitorare tutti gli eventi in tempo reale, immagazzinare e analizzare i dati in modo da fornire report storici e addirittura previsioni di possibili problematiche future.

Se ancora non ti sei dotato di uno strumento di digitalizzazione dei processi di controllo, facci un pensierino, oppure preparati a investire in risorse che possano osservare i processi il più a lungo possibile, considerando sempre un margine d’errore che con gli strumenti digitali diventa infinitesimale.

Rimani aggiornato sui progressi

La riunione di apertura non è l’unica importante, pianificare meeting periodici per verificare l’avanzamento dei lavori è ugualmente, se non più rilevante.

È l’occasione perfetta per verificare quanti e quali obiettivi si siano raggiunti e quali invece abbiano bisogno di ulteriore o nuova attenzione.

Usa grafici e diagrammi

Anche molti programmi gratuiti con fogli di calcolo sono in grado di generare grafici a partire da griglie di dati. L’uso dei grafici e dei diagrammi facilita la comprensione e l’analisi dei risultati ed è in grado di sintetizzare le informazioni in maniera intellegibile a tutti.

Verifica periodicamente i rischi di non conformità

Le verifiche periodiche andrebbero programmate con criterio, in modo da anticipare le ispezioni e prevenire eventuali problematiche o errori potenziali.

Individuare i responsabili di ogni area e dotarsi di un software di audit management renderebbe facile e veloce anche questo tipo di attività, permettendo calendarizzazione e attribuzione automatica delle ispezioni periodiche.

Assicurati che i tuoi file siano organizzati

Che il tuo business sia analogico o digitale, l’ordine è la prima regola.
Se sei un nostalgico della carta, assicurati di avere spazio per mantenere ordinati e catalogati tutti i documenti e le informazioni aziendali. Si tratta di un bel volume quindi non sottovalutare le dimensioni.

Se sei pronto alla rivoluzione digitale, usa pure l’archivio per fare una bella sala relax per i tuoi dipendenti e metti tutto nel cloud o nei tuoi server, ma sempre con ordine!

Segui il protocollo stabilito per il flusso dei documenti

In genere, gli auditor esterni hanno dei formati preferiti in cui ricevere la documentazione che richiedono. Cerca di assecondarli, se ti chiedono un file excel, magari evita di presentarti con dieci scatoloni o una chiavetta usb piena di file in altri formati.

La familiarità col formato contribuirà a rendere più veloci e facili le attività dell’auditor e quindi farti risparmiare tempo e denaro.

Comunica sempre i risultati a tutti i livelli

L’esito delle sessioni va divulgato sempre a tutte le risorse e gli stakeholder aziendali, anche e soprattutto nei casi in cui i risultati non siano stati quelli sperati.

La responsabilizzazione verso il raggiungimento di un obiettivo svanisce se non comunichiamo il risultato di quello sforzo. Comunicare resta fondamentale per il successo di un’impresa di qualsiasi comparto e dimensione.

Speriamo che questi consigli ti siano utili per velocizzare e snellire i tuoi processi, le tue ispezioni e i tuoi collaudi.

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