Superare ogni ostacolo con l’Audit Agile
L’agilità dei processi di audit e la chiave per non restare ostaggi di premesse sbagliate e problematiche obsolete.
Batterie di telefoni che esplodono, automobili che smettono di funzionare, cibi contaminati sugli scaffali dei supermercati… non è l’inizio di un film catastrofista, ma alcuni esempi di eventi realmente accaduti che un processo di Audit Agile avrebbe risparmiato a imprese e consumatori.
Lo scopo primario dell’audit è proprio garantire che il prodotto o servizio generato dall’impresa non solo funzioni perfettamente e sia in linea con le aspettative del mercato, ma anche che sia conforme a leggi e regolamenti e, soprattutto, che eviti problemi in grado di danneggiare la reputazione dell’azienda o, peggio, creare disagi e problemi anche gravi ai clienti finali.
Proprio per evitare scenari catastrofici o anche solo temibili, negli ultimi anni, le imprese stanno abbracciando la pratica dell’Audit Agile. Vediamo che cos’è e in cosa si distingue dall’audit tradizionale.
Cos’è l’Audit Agile?
Il concetto di agile lo dobbiamo agli sviluppatori di software statunitensi che nel 2001 pubblicarono il Manifesto Agile dove fissarono i quattro principi di base dell’approccio agile che prevedono di dare maggiore rilevanza a:
- Individui e interazioni rispetto a processi e strumenti.
- Funzionalità del software rispetto alla redazione della documentazione completa.
- Collaborazione continuata con il cliente invece che semplice negoziazione del contratto.
- Rispondere al cambiamento invece che seguire pedissequamente un piano.
Gli estensori del manifesto si erano resi conto che i loro processi di controllo tradizionali non erano in grado di adattarsi al rapido cambiamento delle condizioni del mercato e dell’evoluzione inarrestabile e continua del comparto. Convertendosi all’approccio agile, riuscirono a rendere i problemi riscontrati un’importante fonte di notizie in grado di prevenire non conformità, malfunzionamenti e obsolescenza.
Nonostante l’apparente specificità nell’ambito software, l’esperimento ebbe tanto successo che nei successivi vent’anni l’approccio agile ha coinvolto il mondo impresariale nel suo complesso e con esso l’audit. Ci si rese conto che anche i punti più inerenti all’industria del codice, come il secondo, potevano perfettamente adattarsi a qualsiasi realtà produttiva.
Differenze tra audit tradizionale e Audit Agile
La principale differenza tra l’auditing agile e l’auditing tradizionale è che nel primo non esiste una pianificazione rigida e monolitica. Il processo agile si basa su una pianificazione flessibile, ripetuta e continuativa suddivisa in cosiddetti sprint.
Gli sprint sono dei brevi periodi di audit concentrati su una particolare fase produttiva o su problemi già identificati.
Inoltre, si concentra sulla comunicazione e sulla collaborazione continue, sia all’interno del gruppo di audit sia con le parti interessate.
Nell’audit tradizionale, le fasi di pianificazione, lavoro sul campo, revisione e reporting possono richiedere da otto settimane a diversi mesi, ma ricorrendo all’Audit Agile, le tre fasi vengono completate in tempi molto più brevi e i risultati vengono subito recepiti, condivisi e affrontati.
Vantaggi dell’Audit Agile
Non resta che capire in che modo la filosofia agile possa portare benefici agli auditor e migliorare ulteriormente i risultati delle sessioni e il loro impatto sulla qualità.
Ecco i principali vantaggi derivati dall’Audit Agile:
- Migliore pianificazione
- Risposte più rapide
- Team di audit potenziati
- Cicli di consegna accelerati
- Aumento del valore del team e approfondimenti specifici sui rischi
Migliore pianificazione
L’Audit Agile è progettato per essere flessibile e iterativo, ossia ripetuto. Ciò significa che, anziché rigidi piani di audit interni, esiste un arretrato continuamente aggiornato di audit e progetti, con priorità in base ai rischi e alle esigenze aziendali che possono essere intrapresi appena le risorse sono disponibili.
La comunicazione è più frequente e informale e il reporting è condiviso in tempo reale attraverso dashboard e aggiornamenti continui, piuttosto che basato su rapporti di audit completi, complicati e formali.
Risposte più rapide
Audit Agile consente di rivalutare e spostare le risorse man mano che cambiano le priorità. Ogni due o tre settimane, o in base alla durata dello sprint, il team di audit rivede e adegua: priorità, compiti e obiettivi.
Questo aiuta il team a identificare eventuali problemi importanti man mano che si presentano, invece di attendere fino al completamento di un progetto di audit di settimane o mesi. I team di audit diventano più reattivi e abituati a trovare soluzioni anziché aderire rigorosamente a piani molto più lunghi e ad alta intensità di risorse.
Team di audit potenziati
Piuttosto che una gerarchia di ruoli prestabiliti, l’Audit Agile prevede ruoli fluidi, ma responsabilizzati. Ciò significa che il team può decidere di continuare con un progetto o cambiare direzione, in base alle informazioni ottenute durante gli sprint.
Queste decisioni possono essere prese anche a livelli inferiori perché gli audit manager hanno stabilito parametri e linee guida durante la pianificazione.
Cicli di consegna accelerati
Lavorando in sprint, gli auditor controllano e modificano il loro lavoro ogni due o tre settimane, senza aspettare fino alla fine del ciclo completo di audit.
Ciò significa che i cicli di pianificazione, analisi e revisione vengono eseguiti più rapidamente e i risultati e gli approfondimenti sono subito disponibili.
Aumento del valore e approfondimenti specifici sul rischio.
Semplificando il lavoro e la documentazione, la filosofia agile aiuta a focalizzare l’attenzione dell’audit interno sugli approfondimenti, i rischi e le opportunità di cui hanno bisogno le parti interessate.
Consente, inoltre, agli auditor di essere più adattivi, aiutando il team a fornire il valore aggiunto che l’azienda richiede ai professionisti del controllo.
Come implementare l’Audit Agile in azienda?
Appare chiaro che con agile intendiamo un approccio diverso a una prassi conclamata. Non si tratta quindi di intervenire sugli strumenti o sul personale, ma semplicemente di affrontare il processo di audit secondo i principi fissati nel manifesto del 2001. Vediamo come.
Metodologie agili più comuni
Agile è un approccio che contiene più metodologie di project management. La metodologia scelta dipenderà dalle esigenze uniche del team, dalle sue priorità, approcci e obiettivi organizzativi.
Tre delle metodologie più comuni, rese popolari nello sviluppo del software, sono Kanban, Waterfall e Scrum. Ecco una rapida panoramica di ciascuno.
Kanban
La metodologia Kanban tiene traccia delle attività da fare, in corso e svolte, ma le limita in base al numero di attività in corso. Il numero delle funzioni analizzate nello sprint viene definito dal team manager e non può essere superato.
Esistono quattro principi Kanban fondamentali:
- Visualizzare il lavoro con l’aiuto di grafici e software.
- Limitare il lavoro in corso affinché le attività rimangano limitate a quelle prioritarie.
- Misurare e ottimizzare il flusso di dati.
- Migliorare continuamente.
Waterfall
Con il modello a cascata, i progetti sono divisi in diverse fasi che vanno completate in ordine sequenziale. Nessuna delle fasi può iniziare finché la precedente non è terminata.
In generale, ogni fase termina in corrispondenza di una pietra miliare del progetto che indica il momento in cui iniziare quella successiva.
Le fasi specifiche di questa metodologia dipendono dal lavoro del team, ma, generalmente, seguono questo modello:
- Fase dei requisiti, talvolta suddivisa in più fasi di analisi.
- Fase di progettazione.
- Fase di distribuzione, nota anche come fase di sviluppo o codifica.
- Fase di test.
- Fase di implementazione, nota anche come fase operativa.
- Fase di manutenzione.
Scrum
La metodologia Scrum è simile nell’approccio a Kanban e coinvolge piccoli team interfunzionali che lavorano su progetti di audit specifici per brevi periodi di tempo. Lo stato di avanzamento delle attività di controllo viene monitorato utilizzando le seguenti categorie: attività arretrate, da eseguire, in corso e completate.
Il team Scrum determina autonomamente le attività da completare all’interno di ogni sprint. Selezionando e pianificando le attività di audit e i report che saranno al centro della sessione.
I team che seguono l’approccio Scrum devono agire con:
- Impegno per raggiungere gli obiettivi.
- Coraggio per fare la scelta giusta e lavorare su problemi difficili.
- Focus sullo sprint.
- Apertura a pensare “out of the box”.
- Fiducia nei colleghi.
Qualunque sia la metodologia prescelta per introdurre la filosofia agile in azienda, esiste una condizione essenziale: l’utilizzo di un software audit ad hoc, in grado di supportare e condividere il lavoro in tempo reale e mantenere traccia di ogni fase del processo.
L’agilità in azienda ha bisogno della tecnologia e possiamo concludere che la paternità del concetto di agile non sia affatto casuale: senza software, non c’è agilità possibile.