Diventare assi dell’audit grazie al software per le verifiche ispettive
vantaggi software verifiche ispettive

Vantaggi e caratteristiche del software per le verifiche ispettive 

Trovare l’errore non è mai stato così facile !

Uno dei giochi più popolari e longevi dell’enigmistica è: ‘trova l’errore’. Tutti ci siamo cimentati almeno una volta con questo classico rompicapo che mette a confronto due immagini che differiscono per piccoli particolari, rendendoci conto di quanto sia difficile individuare cosa non torna.

Probabilmente, il grande successo del gioco è dovuto al fatto che stimola le nostre capacità di analisi, concentrazione e comparazione, ma anche chi è bravissimo in questo tipo di enigmi sa perfettamente che un aiuto o un supporto dove scrivere appunti o elaborare liste sarebbe in grado di ridurre sensibilmente i tempi di verifica e garantire la sicurezza di individuazione dell’errore.

Se c’è una categoria che di sicuro è un asso in ‘torva l’errore’ è quella degli ispettori e auditor che ogni giorno sono alle prese con la raccolta e l’analisi di processi e dati, a caccia di imprecisioni e non conformità e sono molto fortunati perché, se ancora non esiste uno strumento in grado di aiutarci a risolvere trova l’errore’, esiste invece il software per le verifiche ispettive. Questo strumento è in grado di apportare una significativa ottimizzazione e semplificazione dei processi di audit e delle ispezioni ordinarie e straordinarie.

Quali vantaggi apporta un software per le verifiche ispettive

I vantaggi di un software di ultima generazione, sviluppato su misura per le esigenze aziendali, sono numerosi.

Abbiamo selezionato i benefici più impattanti sulle performance ispettive:

  • Automazione verifiche
    Tutte le attività che richiedono l’impiego di molto tempo e risorse se svolte manualmente vengono automatizzate. Un software opportunamente settato e sviluppato secondo le specificità dei processi analizzati consente di risparmiare tempo, denaro e ridurre sensibilmente il rischio di errori nella raccolta e analisi dei dati.
  • Efficienza e ottimizzazione ispezioni
    Eseguire le ispezioni in modo più efficace e poter gestire più verifiche contemporaneamente è un altro dei vantaggi dell’impiego di un applicativo ad hoc. Oltre a far risparmiare tempo e risorse, aumenta la produttività. 
  • Tracciabilità continua in tempo reale
    Digitalizzando le verifiche ispettive è possibile tenere traccia di tutte le ispezioni  eseguite e dei risultati ottenuti; ciò consente di avere una visione globale dell’efficacia delle attività di verifica e di prendere decisioni informate sulla base di dati oggettivi.
  • Affidabilità dei risultati
    La maggiore coerenza nel processo di verifica, garantita dall’automazione, riduce il rischio di errori che potrebbero impedire l’individuazione di omissioni o non conformità. 
  • Aggiornamenti automatici
    Restare al passo con normative ed esigenze di mercato è essenziale per essere competitivi e apprezzati. Gli applicativi audit sono costantemente aggiornati affinché  le attività di verifica siano sempre allineate alle migliori pratiche attuali e agli standard legali e di qualità. 
  • Facilità di condivisione
    La possibilità di condividere semplicemente e in tempo reale i risultati delle verifiche con le parti interessate, come clienti o fornitori, consente di migliorare la trasparenza, aumentare la fiducia tra le parti e agilizzare i processi decisionali e l’individuazione di non conformità o mancato rispetto delle policy aziendali. 

Cosa fa un software per le verifiche ispettive? 

Abbiamo visto come un gestionale per audit e ispezioni permette di gestire in modo efficace le verifiche. Ora, entriamo nel dettaglio e vediamo quali sono gli strumenti principali di una soluzione digitale per audit e verifiche ispettive. 

Checklist di ispezione personalizzate 

Calendarizzazione e notifica delle attività di ispezione 

Raccolta dati di ispezione 

Elaborazione e generazione di report 

Archiviazione sicura dei dati 

Checklist di ispezione personalizzate

Una soluzione digitale permette la creazione di checklist personalizzate per le ispezioni. Gli utenti stessi possono definire i criteri di valutazione specifici per ogni ispezione ed elaborare liste di controllo ottimizzate, facili da compilare e analizzate in tempo reale.  

Grazie alla compilazione elettronica, si azzera la possibilità di inserimento di schede incomplete e si permette l’analisi immediata dei risultati. 

Calendarizzazione e notifica delle attività di ispezione

Programmare le attività di audit e ispezione generando alert e promemoria inviati automaticamente e in tempo reale ai responsabili sembra un sogno, ma è realtà.  

Un software per le verifiche ispettive consente di calendarizzare le attività, in modo da evitare sprechi o sovrapposizioni di tempo e risorse.  

Inoltre, può inviare notifiche alle risorse interessate in caso di emergenze per garantire che l’attività sia svolta in modo tempestivo. 

Raccolta dati di ispezione

La digitalizzazione dei processi di ispezione genera una raccolta dati completa e continua e consente di includere valutazioni, immagini, video e osservazioni straordinarie.  

Le informazioni entrano immediatamente nel flusso di dati dell’ecosistema aziendale e possono essere consultate e condivise in tempo reale su qualsiasi device.  

L’uso della tecnologia semplifica enormemente non solo la fase di raccolta, ma soprattutto quella di analisi. Grazie all’impiego di algoritmi di autoapprendimento con una potenza di calcolo e comparazione inimmaginabile solo pochi anni fa, un software gestionale è capace di trasformare i dati in preziose indicazioni per ottimizzare i processi e individuare problematiche

Elaborazione e generazione di report

L’applicativo non si limita a raccogliere ed analizzare le informazioni, usa i dati inseriti per generare automaticamente report, grafici, tabelle e statistiche necessarie a comprendere e visualizzare le tendenze e le problematiche riscontrate durante le attività di audit e ispezione. 

Anche in questo caso, la facilità e l’immediatezza della condivisione dei risultati consente l’elaborazione di una risposta repentina e contundente, basata su dati reali

Archiviazione sicura dei dati  

Lo storage dei risultati di ispezioni e audit ha bisogno di sicurezza e accessibilità, entrambe caratteristiche garantite dall’utilizzo di un applicativo di ultima generazione tanto in modalità cloud based quanto come SAAS.  

L’archiviazione digitale consente di accedere a qualsiasi informazione immessa in tempo reale e da qualunque dispositivo connesso in un ambiente protetto, inoltre, costituisce la base storica essenziale per migliorare continuamente l’affidabilità statistica dei risultati.  

Come dotarsi di un software personalizzato 

Quelle elencate sono solo alcune delle funzioni che possiamo integrare e sviluppare per le realtà aziendali più disparate. Se hai deciso di abbracciare la digitalizzazione e provare la nostra soluzione per audit e verifiche ispettive, scopri Audit Manager