Come raggiungere la radice dei problemi in cinque mosse
Best practice per rendere efficace l’analisi delle cause di non conformità e problematiche
I problemi, si sa, hanno molteplici effetti, ma spesso una sola causa. La capacità di individuare quella particolare motivazione alla base di una problematica è essenziale per riuscire a limitare i danni e prevenire future crisi. Il problema vero è trovare la maniera di isolare la fonte in tempi brevi e ricondurre i processi agli standard aziendali prima che sia troppo tardi.
Gli alti standard a cui sono ormai abituati i consumatori e gli operatori aziendali non consentono un approccio tardivo alla risoluzione dei problemi e la mancata osservazione dei livelli di qualità, di procedure e di prodotto può influire molto negativamente sulla produttività, la redditività e il funzionamento dell’impresa.
Le 5 mosse
Niente paura però, esistono best practice e azioni ricorrenti o puntuali che sono in grado di aiutarti a trovare la causa di un problema di processo o di prodotto in sole 5 mosse, eccole qui:
Visualizza e organizza i flussi
Decidi e calendarizza le azioni necessarie
Definisci risorse e processi
Sembra scontato, ma non lo è. Molte aziende non sono consapevoli completamente di quali siano tutti i passaggi e le risorse che compongono un processo sia esso decisionale, produttivo o organizzativo. Questo può influire profondamente sulla capacità di analisi e quindi sull’individuazione delle fonti di malfunzionamento.
La maniera più semplice per rappresentare visivamente qualsiasi tipo di operazione aziendale è il ricorso al diagramma a lisca di pesce. Questo tipo di grafico per la sua natura semplice ed immediata può essere comodamente fatto a mano, anche se una soluzione digitale può rendere il lavoro di raccolta e inserimento dei dati molto più pratica e veloce.
Il fishbone diagram, o diagramma di Ishikawa, si sviluppa proprio come una lisca di pesce, dove la linea centrale identifica il processo analizzato e le varie lische gli elementi che lo rendono possibile.
Visualizza e organizza i flussi
Ora che hai identificato i processi aziendali, è tempo di visualizzare i risultati e razionalizzare il workflow. Ogni processo che viene investigato produrrà una serie di ipotesi su dove il lavoro si interrompa o sorga un problema. È il momento di rivolgerci a Pareto che, con il suo diagramma, ci può aiutare a scremare rapidamente la lista dei sospettati.
Secondo la legge postulata dallo stesso economista italiano, l’80% dei problemi è riconducibile al 20% delle cause. Il diagramma di Pareto ti consente di non sprecare energie analizzando tutte le fasi dell’azione aziendale, ma di concentrati su quelle che più probabilmente sono alla radice della problematica analizzata.
Elabora check list
Tuttavia, ridurre al 20% le possibili cause non è sufficiente a individuare quale sia esattamente la radice della questione. È arrivato il momento di scavare più a fondo e mettere sotto osservazione le cause più probabili.
Per farlo, devi elaborare delle liste di controllo: delle schede facilmente compilabili e leggibili che consentano l’osservazione costante dei processi sotto analisi.
Elenca le informazioni da raccogliere e decidi la frequenza dei controlli, in questa fase, il ricorso a un software di audit management e data analytics può fare davvero la differenza e aiutarti a creare le check list, raccogliere, condividere ed elaborare i dati in maniera automatica e immediata.
In caso contrario, trova il modo di rendere le tue liste facilmente consultabili dagli addetti e dagli analisti. Più frequenti e puntuali saranno i dati raccolti, più sarà facile individuare che cosa sta andando storto.
Raccogli ed analizza i dati
Il culmine dell’operazione di definizione e osservazione dei processi è l’analisi dei dati.
Oggi, esistono risorse, anche gratuite, in rete in grado di elaborare grafici a partire da fogli di calcolo, tuttavia bisogna saperli settare correttamente e non saranno mai efficaci e customizzabili come un software ad hoc, ma ‘meglio che niente’ come si dice.
Una approfondita analisi incrociata dei dati raccolti durante le ispezioni e i controlli stabiliti in precedenza è in grado di arrivare finalmente alla radice dei problemi e capire senza ombra di dubbio dove si debba intervenire per eliminare il fallo e ritornare in linea con le aspettative di produzione e fatturato.
Decidi e calendarizza le azioni necessarie
Trovare la causa non è la fine del percorso, ma piuttosto l’inizio di una nuova vita per l’azienda, basata su dati reali e procedure stabili e osservabili. Ora tocca a te trovare la soluzione migliore per risolvere il problema.
Anche in questo caso, una soluzione digitale è in grado di fornire dei suggerimenti e delle proiezioni sul futuro, altrimenti dovrai rifarti al tuo istinto e individuare le azioni correttive da mettere in campo.
Sei pronto per calendarizzare gli interventi e i successivi controlli per capire se la soluzione scelta stia portando i risultati attesi o, al contrario, vada migliorata o cambiata.
Hai completato le cinque mosse, complimenti! Ora, sei in grado di condurre una Root Cause Analysis, come chiamano gli americani l’investigazione delle cause, e di guidare la tua impresa verso un futuro con meno problemi e migliori performance.
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