Sovraccarico di Audit? La tecnologia è la risposta 

Un software di gestione audit è la risorsa definitiva per mantenere affidabilità dei dati ed effettivo impatto sui processi produttivi.  

Tutti sappiamo quanti benefici è in grado di portare l’audit in azienda, ma sappiamo anche quanto sia un compito impegnativo che richiede costante attenzione e aggiornamento. Lo spettro del sovraccarico di audit è sempre in agguato e può vanificare il lavoro di mesi e soprattutto fornire indicazioni imprecise disorientando decisioni e azioni aziendali. 

Ecco perché le imprese ricorrono sempre più spesso a software di audit in grado di semplificare il lavoro e monitorare costantemente la conformità dei processi, evitando il burnout delle risorse che si occupano di questo aspetto vitale per il mantenimento degli obiettivi e degli standard qualitativi. Ridurre il sovraccarico di audit e mantenere il livello di affidabilità dei dati è tra le qualità principali di un software audit di ultima generazione customizzato secondo le esigenze aziendali. 

Come utilizzare un software di gestione audit per ridurre il sovraccarico

Gli audit ad alta frequenza sono senz’altro i più affidabili proprio perché si conducono spesso e si evolvono in base ai dati raccolti e alle non conformità rilevate durante le analisi.  

In questo senso, l’utilizzo di un software ad hoc permette di raccogliere una maggiore mole di dati e mantenere aggiornate le schede di controllo, consentendo di raccogliere più dati con meno sforzo e migliori risultati. Ma vediamo nello specifico quali attività vengono migliorate e rese più efficaci grazie alla digitalizzazione garantita da un applicativo di gestione audit. 

Programmazione a lungo termine 

Liste di controllo aggiornate e pertinenti 

Compilazione e comunicazione immediata dei risultati 

Dare seguito ai risultati di audit 

Programmazione a lungo termine 

A seconda della frequenza dei processi di audit, la pianificazione può diventare un problema, specialmente con gli audit ad alta frequenza e a più livelli che utilizzano controlli giornalieri per verificare i passaggi critici per la qualità in primis.  

Avvalersi di un software che ottimizza la pianificazione degli audit a lungo termine, garantisce che tutte le aree del processo siano coperte e ricevano un’attenzione adeguata.  

Inoltre, i tool digital, sono in grado di inviare notifiche automatiche quando è il momento per gli auditor di eseguire i controlli ad essi associati. 

Liste di controllo aggiornate e pertinenti 

Affinché gli audit generino informazioni preziose, devono essere specifici per ciascuna area di lavoro. 

Se analizziamo una catena di produzione di una bibita, una domanda che chiede vagamente se le istruzioni di lavoro vengono seguite non è utile come una che chiede, ad esempio, se viene utilizzata la giusta quantità di prodotto in fase di imbottigliamento, o quanto tarda a riempirsi ogni bottiglia. La prima domanda infatti è più probabile che non produca dati affidabili, soprattutto perché gli addetti non sapranno come valutare la correttezza della risposta. 

Ci sono diversi motivi per cui è importante aggiornare regolarmente le domande di audit. Per cominciare, le domande di audit e ispezione dovrebbero riflettere le specifiche del momento. Ciò significa che è necessario aggiungere nuove domande in base ai difetti recenti e ai reclami dei clienti per garantire che i problemi non si ripetano. 

Creare liste di controllo con fogli di calcolo e audit cartacei specifiche per ciascuna area di lavoro richiede molto tempo, mentre il software di audit rende l’elaborazione delle check list molto più semplice, consentendo ad esempio di creare dei tag delle domande per poi  utilizzarle nuovamente dove appropriato senza doverle riscrivere o di crearne uniche per ciascun processo analizzato.  

Compilazione e comunicazione immediata dei risultati 

Nella conduzione di un audit tradizionale ci sono due elementi di ritardo: la compilazione manuale delle risposte da parte dei soggetti interessati e la trascrizione delle stesse. In pratica, qualcuno deve prendere le checklist cartacee e inserirle in un foglio di calcolo o in un sistema di gestione della qualità per la revisione, creando un doppio ritardo che  

può prolungare il tempo che intercorre tra l’individuazione dei problemi e la loro risoluzione. 

Un software di gestione audit annulla entrambi questi problemi, le risorse possono inserire direttamente le loro risposte sul device ed esse vengono registrate, condivise ed elaborate immediatamente, segnalando in tempo reale eventuali non conformità, o informando uno specifico reparto su una problematica emersa, per esempio, da una crescita di lamentele al servizio clienti.   

Infine, oltre a risparmiare il tempo necessario a inserire i risultati manualmente, fornisce  anche utility per la visualizzazione dei dati, trasformati automaticamente in grafici che indicano rapidamente dove risiedono i rischi maggiori. 

Dare seguito ai risultati di audit 

Le problematiche individuate dai processi di audit nel percorso non digitalizzato, non sono la fine del lavoro, anzi prevedono una serie di ulteriori rallentamenti: la segnalazione dei problemi agli stakeholder aziendali interessati eseguita per mail o telefono, la Root Cause Analysis per individuare le radici del problema che può necessitare di infiniti brain storming e riunioni, l’assegnazione quindi delle azioni correttive alle risorse preposte e la verifica di funzionamento della soluzione implementata. Tutto ciò significa tempo, soldi e possibili errori durante i vari passaggi. 

Nell’audit digitale fornito da un software customizzato secondo le esigenze aziendali, tutti questi passaggi vengono semplicifati e si traducono in: 

• segnalazione immediata dei problemi ai vari stakeholder aziendali, che può essere arricchita di elementi multimediali quali foto e video; 
• rapida individuazione delle radici di un problema; 
• assegnazione istantanea delle azioni di follow up ai diretti interessati; 

• verifica in tempo reale dell’effettiva risoluzione di problemi e non conformità. 

Possiamo dire che l’impiego di un applicativo dedicato all’audit è in grado di produrre un risparmio di tempo e risorse e innescare un meccanismo virtuoso che renda facile, rapida e pressoché infallibile l’analisi e la risoluzione dei problemi. Condurre oggi l’audit tradizionale senza avvalersi degli strumenti tecnologici adeguati è come continuare a usare un dirigibile quando potremmo viaggiare in aereo. 

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